Una metodologia per gestionar estratègicament les compres és la de “Negociacions per fases” , la qual abordarem a plenitud en aquest document. Els avanço que, si la implementen bé, tindran excel·lents resultats a nivell qualitatiu i quantitatiu .
Negociacions per fases 1 i 2 i conceptes fonamentals
Aquesta metodologia consisteix a desenvolupar negociacions seqüencials amb els proveïdors, la primera fase està adreçada bàsicament a fer l’exploració rigorosa del mercat. Els proveïdors presenten diverses opcions de productes/serveis. En aquesta primera etapa sol ser àmplia la convocatòria a proveïdors participants.
Al final d’aquesta primera fase, es defineixen les especificacions òptimes del bé o servei a comprar i es determinen els proveïdors les propostes/ofertes dels quals estan aprovades.
A la fase 2, se sol·liciten les ofertes als proveïdors amb les opcions de productes/serveis determinats i, en molts casos, ja optimitzats. En aquesta fase es poden emprar licitacions sobre tancat, subhastes electròniques, o negociacions directes (tradicionals, és a dir, cara a cara. Encara que per ser sincers, en aquesta època es fan majorment virtuals).
Primerament, cal definir alguns conceptes fonamentals. Un factor clau per negociar amb èxit -i que algunes o diverses organitzacions no li donen la importància deguda- és comptar amb el plec de les especificacions correcte i òptim del que es comprarà . Les empreses en diuen “Plec d’especificacions”, “bases tècnic comercials”, “expedient tècnic”, “Termes de referència”, “Bases administratives”, etc.
Sigui quin sigui el nom que utilitzen, definirem dos models de “plecs d’especificacions”: aquests són la RFP i la RFQ .
RFP (request for proposal) o sol·licitud de propostes
És el requeriment (Sol·licitud) de propostes . És un document que conté especificacions de compra a nivell preliminar i pel qual se sol·licita als proveïdors que presentin les diverses propostes o opcions de solucions a les necessitats plantejades.
Exemple pràctic: en el cas de contractació del servei de telefonia cel·lular, se sol·licita als proveïdors que proposin opcions de les diverses gammes de telèfons, opcions de plans de consum, alternatives venda i lloguer d’equips, serveis addicionals, valors agregats, etc.
RFQ (request for quotation) o sol·licitud d’ofertes
El requeriment (Sol·licitud) d’ofertes , és un document que conté les especificacions clares i precises del que es requereix. Els proveïdors presentaran les seves ofertes enfocades a complir aquest requeriment específic.
Utilitzant el mateix exemple de contractació del servei de telefonia cel·lular, se’ls demanarà que els proveïdors presentin les ofertes sobre un tipus definit de telèfon, tipus definit de pla, modalitat seleccionada de lloguer o compra i serveis addicionals normalment ben acotats.
Com s’apliquen les negociacions per fases
Les negociacions per fases s’apliquen sota dues modalitats:
- Opció 1 : Primera fase RFP i una segona RFQ.
- Opció 2 : Primera fase RFQ i segona RFQ també.
Parlem per assolir les teves metes de compres?
L´opció 1: Primera fase RFP i una segona RFQ
A la primera fase (RFP) els proveïdors presenten o fan les seves propostes per les diverses opcions de productes o serveis. Hi ha casos freqüents en què es requerirà que els proveïdors exposin i sustentin les seves propostes davant de l’equip comprador. Fins i tot, he dirigit processos en què els proveïdors han sostingut més d‟una ronda d‟exposicions.
Pas següent, l’equip de compres prendrà les decisions següents:
- Proveïdors que estan aptes per participar a la segona fase.
- Definició de les especificacions definitives que requereix lempresa.
A la segona fase , als proveïdors finalistes se’ls envia el document final d’especificació RFQ i se’ls informarà el mètode de selecció d’ofertes que s’usarà, és a dir, sobre tancat, subhastes electròniques, etc. Els proveïdors enviaran les ofertes sobre el producte/servei definit. Finalment l’equip de treball seleccionarà l’oferta guanyadora.
L’Opció 2: Primera fase RFQ i segona RFQ també
A la primera fase es llança la RFQ (amb requeriments específics) i els proveïdors presentaran les seves ofertes.
Pas següent, l’equip de treball definirà els proveïdors i les ofertes aprovats o qualificats per passar a la fase següent.
A la fase 2 , es farà una segona convocatòria (mantenint la RFQ inicial) i se sol·licitarà millores d’ofertes. Es poden utilitzar, igual que a l’opció anterior, els mètodes de selecció d’ofertes de sobre tancat o subhastes electròniques.
Podríem esmentar que, en aquesta opció, la fase 2 es fa servir com a millora d’ofertes.
La fase 0 (opcional) Scouting de proveïdors
És una fase opcional que es desenvolupa en els casos en què l’equip de compres cregui convenient fer la fase prèvia de Scouting (exploració) de proveïdors. La raó principal és la possibilitat de trobar un portafoli angost de proveïdors -per a la partida de la despesa en qüestió- a l’empresa o també pot passar que el bé o servei mai abans no l’han adquirit.
Es recomana la cerca de proveïdors a nivell global, si és factible, i l’enviament d’una RFI (Requeriment d’Informació) en què es demana als proveïdors dades administratives i jurídiques de l’empresa, portafoli de productes, clients principals, capacitat productiva i altre tipus d’informació en concordança amb allò que estem buscant.
El tancament d’aquesta etapa “o” és l’avaluació preliminar dels proveïdors que seran convocats a la fase 1.
Quan utilitzar lestratègia de negociació per fases
Les estratègies de negociacions per fases amb l’opció 1 (RFP i RFQ) s’utilitzen principalment en els casos següents :
- Quan lempresa compradora no té definit les especificacions del producte o servei a adquirir. Fins i tot en contractació d’obres, els compradors no tenen definits al 100% els metratges finals.
- Quan els mercats de subministrament dun bé o servei són dinàmics i canviants. Cas de la compra d’equips informàtics, que si la darrera compra va ser fa dos anys, ara el mercat ofertant ofereix productes amb altres característiques i els equips comprats anteriorment ja són obsolets.
- Quan es busca utilitzar -en el bon sentit de la paraula- l’expertise dels proveïdors perquè ajudin a optimitzar el model òptim de compra o contractació.
- En termes generals, quan cal fer una anàlisi rigorosa del mercat prèvia a convocar un procés de compra o contractació.
L’opció 2 (RFQ i RFQ) es fa servir, com ja ho comentem, per a la compra de productes definits . Exemple: quan es compren matèries primeres, productes commodities, productes/serveis que no són canviants amb el temps, etc.
L’ús de la tecnologia a les negociacions per fases
La tecnologia ens ajuda molt en aquesta estratègia. En primer lloc, permet la connectivitat en temps real amb els proveïdors .
Els equips de treball avaluaran en línia les propostes dels proveïdors , registraran les puntuacions tècniques i aprovaran/desaprovaran els proveïdors i les seves propostes.
La tecnologia posa a la nostra disposició l’ús de negociacions competitives i de millora d’ofertes com ara sobres tancats, renegociacions en línia o subhastes electròniques.
De la mateixa manera, la tecnologia garanteix la traçabilitat dels processos i la integració de la fase 1 i fase 2. Els equips de control podran revisar com un únic procés les dues fases.
Parlem per assolir les teves metes de compres?
Temps que requereix l’execució d’aquesta metodologia
Depenent la complexitat dels béns o servei a adquirir es requereix un temps d’implementació entre quatre a sis setmanes , per aquesta raó el seu ús és recomanable per a negociacions de suma importants.
Un problema que veig molt comú és que les empreses compradores surten a negociar amb molta pressa , asfixiats per temps força curts. Quan les necessitats són per demà, en aquests moments l?empresa perd poder negociador, la prioritat en aquests casos és solucionar l?emergència i no comprar bé.
Per als compradors l’estàndard d’operació dels quals són les compres urgents, els recomano que comencin a planificar millor la cadena de subministrament i d’aquesta es deriva la planificació i programació de les compres. Sovint rebo el comentari: “el meu negoci és molt especial, no es pot planificar”. Gairebé tots diuen el mateix, els que treballen en petroli, ciment, pesa, bancs, etc.
La recepta és relativament senzilla, tracen una línia i segmenten allò que és planificable i allò que no ho és. S’enduran la sorpresa que la majoria de les compres són planificables. Senyors, les emergències han de ser les excepcions, no ha de representar un estàndard de gestió.
Problema comú trobat a les organitzacions
S’observa, lamentablement amb una freqüència alta de casos, que les organitzacions surten a licitar directament béns i serveis sense tenir les especificacions clares i, en comptes de sortir en fase exploratòria amb la RFP, surten directament amb una RFQ incompleta o amb especificacions no optimitzades.
El resultat d’aquesta mala pràctica és que les ofertes que els presentaran els proveïdors no són comparables i usualment els preus tenen una alta variabilitat. Fins i tot les empreses solen seleccionar en aquest marc l’oferta més baixa presentada. El problema ve després en el lliurament o en execució contractual .
El producte o servei no té el resultat esperat, els nivells de servei són baixos, no s’han especificat tots els abasts del servei requerits per la qual cosa es generen pagaments addicionals, etc.
Conclusions
Els hem presentat una metodologia de Gestió Estratègica de Compres tal qual normalment recomanem utilitzar . Tanmateix, la metodologia tampoc no està tallada en pedra, es poden fer variants en funció de la dinàmica del mercat oferent i/oa la complexitat de la demanda del bé o servei.
És clar l’exemple que vam posar, que es poden fer exposicions i sustentacions de les propostes per part dels proveïdors. De la mateixa manera, la utilització de la fase “0” dependrà de la amplada o l’angost que sigui el portafoli de proveïdors de l’empresa per a la partida de la despesa específica.
En resum, amables lectors espero haver contribuït amb la meva experiència de negociador a organitzacions de diversos sectors econòmics, amb aquesta metodologia de les negociacions per fases. Els ajudarà molt explotar -en el bon sentit de la paraula- el coneixement dels proveïdors per definir el model òptim de compra .
A més, se’ls presentarà l’oportunitat de capturar propostes innovadores del mercat per adquirir-les i generar valor a les vostres empreses . Reitero que ja va quedar enrere l’època del comprador administratiu que només basa la decisió de compra demanant tres ofertes i tanca amb la més barata o en el millor dels casos demana un descompte. El rol del comprador d’ avui de gestor és generar mercats competitius .
Se sorprendran dels resultats que van aconseguir. Endavant Comprador del segle XXI.
Gràfic 1: Esquema de les negociacions per fases
Fase 0 (opcional)
- Scouting (exploración) del mercado de proveedores.
- Hacer la lista larga de proveedores.
- Enviar las RFI a proveedores.
- Elaborar la lista corta de proveedores.
- Posible: sostener reuniones con proveedores.
- Seleccionar a los proveedores participantes.
Fase 1
- Preparar la RFP.
- Enviar las RFP a proveedores.
- Sostener rondas de exposiciones de propuestas con proveedores.
- Seleccionar a los mejores proveedores y propuestas.
- Revisar estrategias y palancas para la negociación final (Gestión Estratégica de la Categoría).
- Definir el alcance modelo óptimo de comprar con las especificaciones del bien o servicio a adquirir.
Fase 2
- Preparar la RFQ.
- Enviar la RFQ a los proveedores selecionados para esta fase.
- Resolver consultas. Recepción de ofertas económicas y propuestas técnicas.
- Evaluación de ofertas y propuestas técnicas.
- Estrategia de coerre: Negociación con los primeros lugares.
- Subasta electrónica.
- Petición de segunda oferta con mejora de precios.
- Firma del contrato.
Winston Zavaleta Ramos
Director a itbid Perú
Si vols saber més de com et podríem ajudar posa’t en contacte amb nosaltres a la nostra secció de contacte .
