Estrategia de negociaciones por fases
Una metodología para gestionar estratégicamente las compras es la de “Negociaciones por fases”, la cual vamos a abordar a plenitud en este documento. Les adelanto que, si la implementan bien, van a tener excelentes resultados a nivel cualitativo y cuantitativo.
Esta metodología consiste en desarrollar negociaciones secuenciales con los proveedores, la primera fase está direccionada básicamente a hacer la exploración rigurosa del mercado. Los proveedores presentan sus diversas opciones de productos/servicios. En esta primera etapa suele ser amplia la convocatoria a proveedores participantes.
Al final de esta primera fase, se definen las especificaciones óptimas del bien o servicio a comprar y se determinan los proveedores cuyas propuestas/ofertas están aprobadas.
En la fase 2, se solicitan las ofertas a los proveedores con las opciones de productos/servicios determinados y, en muchos casos, ya optimizados. En esta fase se pueden emplear licitaciones sobre cerrado, subastas electrónicas, o negociaciones directas (tradicionales, es decir, cara a cara. Aunque para ser sinceros, en esta época se hacen mayormente virtuales).
Primeramente, es preciso definir algunos conceptos fundamentales. Un factor clave para negociar con éxito -y que algunas o varias organizaciones no le dan la importancia debida- es contar con el pliego de las especificaciones correcto y óptimo de lo que se va a comprar. Las empresas lo llaman “Pliego de especificaciones”, “bases técnico comerciales”, “expediente técnico”, “Términos de Referencia”, “Bases administrativas”, etc.
Sea cual fuere el nombre que utilizan, vamos a definir dos modelos de “pliegos de especificaciones”: estos son la RFP y la RFQ.
RFP (request for proposal) o solicitud de propuestas
Es el requerimiento (Solicitud) de propuestas. Es un documento que contiene especificaciones de compra a nivel preliminar y por el que se solicita a los proveedores que presenten sus diversas propuestas u opciones de soluciones a las necesidades planteadas.
Ejemplo práctico: en el caso de contratación del servicio de telefonía celular, se le solicita a los proveedores que propongan opciones de sus diversas gamas de teléfonos, opciones de planes de consumo, alternativas venta y alquiler de equipos, servicios adicionales, valores agregados, etc.
RFQ (request for quotation) o solicitud de ofertas
El requerimiento (Solicitud) de ofertas, es un documento que contiene las especificaciones claras y precisas de lo que se requiere. Los proveedores presentarán sus ofertas enfocadas a cumplir con este requerimiento específico.
Utilizando el mismo ejemplo de contratación del servicio de telefonía celular, se les pedirá que los proveedores presenten sus ofertas sobre un tipo definido de teléfono, tipo definido de plan, modalidad seleccionada de alquiler o compra y servicios adicionales normalmente bien acotados.
Cómo se aplican las negociaciones por fases
Las negociaciones por fases se aplican bajo dos modalidades:
- Opción 1: Primera fase RFP y una segunda RFQ.
- Opción 2: Primera fase RFQ y segunda RFQ también.
La opción 1: Primera fase RFP y una segunda RFQ
En la primera fase (RFP) los proveedores presentan o hacen sus propuestas por las diversas opciones de productos o servicios. Hay casos frecuentes en que se va a requerir que los proveedores expongan y sustenten sus propuestas ante el equipo comprador. Inclusive, he dirigido procesos en los que los proveedores han sostenido más de una ronda de exposiciones.
Paso siguiente, el equipo de compras tomará las decisiones siguientes:
- Proveedores que están aptos para participar en la segunda fase.
- Definición de las especificaciones definitivas que requiere la empresa.
En la segunda fase, a los proveedores finalistas se les envía el documento final de especificación RFQ y se les informará el método de selección de ofertas que se usará, es decir, sobre cerrado, subastas electrónicas, etc. Los proveedores enviarán sus ofertas sobre el producto/servicio definido. Finalmente, el equipo de trabajo seleccionará la oferta ganadora.
La Opción 2: Primera fase RFQ y segunda RFQ también
En la primera fase se lanza la RFQ (con requerimientos específicos) y los proveedores presentarán sus ofertas.
Paso siguiente, el equipo de trabajo definirá los proveedores y ofertas aprobados o calificados para pasar a la siguiente fase.
En la fase 2, se hará una segunda convocatoria (manteniendo la RFQ inicial) y se solicitará mejoras de ofertas. Se podrá utilizar, igual que en la opción anterior, los métodos de selección de ofertas de sobre cerrado o subastas electrónicas.
Podríamos mencionar que, en esta opción, la fase 2 se utiliza como mejora de ofertas.
La fase 0 (opcional) Scouting de proveedores
Es una fase opcional que se desarrolla en los casos en los que el equipo de compras cree conveniente hacer la fase previa de Scouting (exploración) de proveedores. La razón principal es la posibilidad de encontrar un portafolio angosto de proveedores –para la partida del gasto en cuestión- en la empresa o también puede suceder que el bien o servicio nunca antes lo han adquirido.
Se recomienda la búsqueda de proveedores a nivel global, si es factible, y el envío de una RFI (Requerimiento de Información) en la que se les pide a los proveedores datos administrativos y jurídicos de la empresa, portafolio de productos, clientes principales, capacidad productiva y otro tipo de información en concordancia con lo que estamos buscando.
El cierre de esta etapa “o”, es la evaluación preliminar de los proveedores que van a ser convocados a la fase 1.
Cuándo utilizar la estrategia de negociación por fases
Las estrategias de negociaciones por fases con la opción 1 (RFP y RFQ) se utilizan principalmente en los casos siguientes:
- Cuando la empresa compradora no tiene definido las especificaciones del producto o servicio a adquirir. Inclusive en contratación de obras, los compradores no tienen definidos al 100% los metrados finales.
- Cuando los mercados de suministros de un bien o servicio son dinámicos y cambiantes. Caso de la compra de equipos informáticos, que si la última compra fue hace dos años, ahora el mercado ofertante ofrece productos con otras características y los equipos comprados anteriormente ya son obsoletos.
- Cuando se busca utilizar –en el buen sentido de la palabra- el expertise de los proveedores para que ayuden a optimizar el modelo óptimo de compra o contratación.
- En términos generales, cuando se requiere hacer un análisis riguroso del mercado previa a convocar un proceso de compra o contratación.
La opción 2 (RFQ y RFQ) se utiliza, como ya lo comentamos, para la compra de productos definidos. Ejemplo: cuando se compran materias primas, productos commodities, productos/servicios que no son cambiantes con el tiempo, etc.
El uso de la tecnología en las negociaciones por fases
La tecnología nos ayuda mucho en esta estrategia. En primer lugar, permite la conectividad en tiempo real con los proveedores.
Los equipos de trabajo evaluarán en línea las propuestas de los proveedores, registrarán los puntajes técnicos y aprobarán/desaprobarán a los proveedores y sus propuestas.
La tecnología pone a nuestra disposición el uso de negociaciones competitivas y de mejora de ofertas como sobres cerrados, renegociaciones en línea o subastas electrónicas.
Del mismo modo la tecnología garantiza la trazabilidad de los procesos y la integración de la fase 1 y fase 2. Los equipos de control podrán revisar como un único proceso ambas fases.
Tiempo que requiere la ejecución de esta metodología
Dependiendo la complejidad de los bienes o servicio a adquirir se requiere un tiempo de implementación entre cuatro a seis semanas, por esta razón su uso es recomendable para negociaciones de montos importantes.
Un problema que veo muy común es que las empresas compradoras salen a negociar con mucha premura, asfixiados por tiempos bastante cortos. Cuando las necesidades son para mañana, en esos momentos la empresa pierde poder negociador, la prioridad en estos casos es solucionar la emergencia y no comprar bien.
Para los compradores cuyo estándar de operación son las compras urgentes, les recomiendo que empiecen a planificar mejor la cadena de suministro y de ésta se deriva la planificación y programación de las compras. Frecuentemente recibo el comentario: “mi negocio es muy especial, no se puede planificar”. Casi todos dicen lo mismo, los que trabajan en petróleo, en cemento, en pesa, en bancos, etc.
La receta es relativamente sencilla, tracen una línea y segmenten lo que es planificable y lo que no lo es. Se van a llevar la sorpresa que la mayoría de las compras son planificables. Señores las emergencias deben ser las excepciones, no debe representar un estándar de gestión.
Problema común encontrado en las organizaciones
Se observa, lamentablemente con alta frecuencia de casos, que las organizaciones salen a licitar directamente bienes y servicios sin tener las especificaciones claras y, en vez de salir en fase exploratoria con la RFP, salen directamente con una RFQ incompleta o con especificaciones no optimizadas.
El resultado de esta mala práctica, es que las ofertas que les van a presentar los proveedores no son comparables y usualmente los precios tienen una alta variabilidad. Inclusive las empresas suelen seleccionar en este marco, a la oferta más baja presentada. El problema viene después en la entrega o en ejecución contractual.
El producto o servicio no tiene el resultado esperado, los niveles de servicio son bajos, no se ha especificado todos los alcances del servicio requerido por lo que se generan pagos adicionales, etc.
Conclusiones
Les hemos presentado una metodología de Gestión Estratégica de Compras tal cual normalmente recomendamos utilizar. Sin embargo, la metodología tampoco está tallada en piedra, se pueden hacer variantes en función a la dinámica del mercado ofertante y/o a la complejidad de la demanda del bien o servicio.
Es claro el ejemplo que pusimos, que se pueden realizar exposiciones y sustentaciones de las propuestas por parte de los proveedores. De la misma manera, la utilización de la fase “0” va a depender de lo ancho o angosto que sea el portafolio de proveedores de la empresa para la partida del gasto específica.
En resumen, amables lectores espero haber contribuido con mi experiencia de negociador en organizaciones de diversos sectores económicos, con esta metodología de las negociaciones por fases. Los va a ayudar mucho explotar –en el buen sentido de la palabra- el conocimiento de los proveedores para definir el modelo óptimo de compra.
Además, se les va a presentar la oportunidad de capturar propuestas innovadoras del mercado para adquirirlas y generar valor en vuestras empresas. Reitero que ya quedó atrás la época del comprador administrativo que solamente basa su decisión de compra pidiendo tres ofertas y cierra con la más barata o en el mejor de los casos pide un descuento. El rol del comprador de hoy de gestor, es generar mercados competitivos.
Se van a sorprender de los resultados que van a lograr. Adelante Comprador del siglo XXI.
Gráfico 1: Esquema de las negociaciones por fases
Fase 0 (opcional)
- Scouting (exploración) del mercado de proveedores.
- Hacer la lista larga de proveedores.
- Enviar las RFI a proveedores.
- Elaborar la lista corta de proveedores.
- Posible: sostener reuniones con proveedores.
- Seleccionar a los proveedores participantes.
Fase 1
- Preparar la RFP.
- Enviar las RFP a proveedores.
- Sostener rondas de exposiciones de propuestas con proveedores.
- Seleccionar a los mejores proveedores y propuestas.
- Revisar estrategias y palancas para la negociación final (Gestión Estratégica de la Categoría).
- Definir el alcance modelo óptimo de comprar con las especificaciones del bien o servicio a adquirir.
Fase 2
- Preparar la RFQ.
- Enviar la RFQ a los proveedores selecionados para esta fase.
- Resolver consultas. Recepción de ofertas económicas y propuestas técnicas.
- Evaluación de ofertas y propuestas técnicas.
- Estrategia de coerre: Negociación con los primeros lugares.
- Subasta electrónica.
- Petición de segunda oferta con mejora de precios.
- Firma del contrato.
Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú
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