FAQs
Troba les preguntes més freqüents en aquesta secció.
Si no trobes el que estàs buscant no dubtis a contactar amb nosaltres:
Per què hauria de contractar un programari de gestió de proveïdors?
Sí, per a tots dos. Cada client té assignat un Project Manager, com a responsable de compte per a qualsevol dubte. Tots els problemes tècnics es canalitzen a través del Project manager i després es deriva a un departament de suport. A més, hi ha una secció de guies pràctiques ràpides per a proveïdors i clients i un correu de suport.
La meva empresa necessita un programari de compres?
Depèn.
La primera cosa és entendre si l’empresa té la maduresa necessària perquè el canvi es tradueixi en un benefici per a la gestió de l’organització.
Una primera manera d’esbrinar-ho és preguntar-te si la teva organització té:
- un model operatiu (processos i procediments implantats) i
- un model organitzatiu definit (persones i rols).
Et recomanem que intentis identificar el retorn de la inversió, en: aspectes intangibles: més control, traçabilitat, transparència, visibilitat, o aspectes tangibles: com l’estalvi en processos més eficients (temps) i diners (estalvi de costos).
Un programari de compres us servirà per passar al següent nivell de professionalització amb funcions com l’avaluació i l’homologació de proveïdors, la negociació electrònica, la gestió de contractes o la gestió d’incidències en temps real.
Com un programari m'ajudaria a digitalitzar els processos de compra?
Aquesta eina tecnològica et permetrà administrar els processos, indicant en el moment adequat què s’ha de fer i qui ho ha de fer per assegurar-ne la realització, el control i la traçabilitat.
D’aquesta manera s’alliberarà temps de RRHH, per la supervisió i el control de tasques repetitives, monòtones i de baix valor cap a accions de planificació i estratègia.
Com puc gestionar els meus proveïdors a través de la plataforma?
Una plataforma col·laborativa serveix per tenir tots els teus proveïdors, actuals i potencials, organitzats per diferents criteris, amb informació i documentació actualitzada, com a base per a una correcta estratègia de compres.
La plataforma ens permet automatitzar molts processos, cosa que agilitza i simplifica les tasques diàries.
A més, facilita les negociacions en proporcionar un entorn segur i estructurat per a les comunicacions amb els proveïdors, aconseguint mantenir una traçabilitat d’accions, el control dels costos i garantint el compliment de les polítiques de compres de l’empresa.
Finalment, una plataforma et proporciona informes i anàlisis en temps real sobre les despeses i les tendències de compres, cosa que et permet identificar oportunitats d’estalvi i optimitzar les decisions de compra.
Quins són els avantatges de fer servir un portal de proveïdors?
Un dels avantatges més significatius del portal de proveïdors és l’automatització de processos.
Aquesta eina permet reemplaçar tasques manuals i repetitives amb fluxos de treball automatitzats.
En automatitzar la sol·licitud de cotitzacions, l’emissió d’ordres de compra i altres procediments, s’estalvia un temps valuós que es pot destinar a activitats estratègiques.
A més, l’automatització redueix la possibilitat d’errors humans, cosa que comporta una disminució en costos associats a equivocacions i perill de trencaments d’estoc.
Un portal de proveïdors proporciona més visibilitat i transparència en el procés de compres.
Els proveïdors poden accedir a informació actualitzada sobre els requeriments de lempresa i les condicions per ser considerats en els processos de licitació, fomentant una col·laboració més estreta i efectiva.
En resum, agilitza el cicle de compres de principi a fi, accelerant i millorant el procés de presa de decisions.
És el portal per al meu sector?
Depèn.
Un portal és una plataforma tecnològica que permet a les empreses interactuar i col·laborar amb els proveïdors de manera més efectiva. Aquest sistema centralitza la informació i proporciona una via de comunicació directa i segura entre les dues parts.
Ha de ser transversal al mercat atenent els sectors que l’integren, un portal és i ha de ser una eina amb un potencial de parametrització capaç d’adequar-se a les necessitats operatives dels processos de la funció de Compres de qualsevol sector.
Seran les teves necessitats de gestió, derivades de la naturalesa dels teus processos i de la identitat de la companyia, els determinants de si un portal és o no per a la teva organització.
Com sé si aquesta plataforma és per a la meva empresa?
Comença per emplenar el formulari que trobaràs en aquest enllaç o contactar amb nosaltres a la pàgina de Contacte.
Després d’uns breus minuts comprovarem si la teva empresa compleix els requisits, i acordarem una demostració, amb la qual:
- En menys de 1 hora,
- amb dades reals de la teva empresa
- sense que hagis de preparar res.
Veurem la viabilitat d’implantar una plataforma col·laborativa al teu departament.
Puc homologar proveïdors a la plataforma?
Sí. Podràs fer un procés d’avaluació, classificació i selecció que permet verificar si un proveïdor és l’idoni per treballar amb la teva companyia.
Idèntic plantejament podem fer si la pregunta és formulada respecte dels productes/serveis, que aquests proveïdors seleccionats ens poden subministrar.
El procés d’avaluació i per tant d’homologació, consta d’un conjunt de tasques, que poden passar des d’accions o treballs en origen o destinació, fins a proves i informes, plantilles i qüestionaris, tot això realitzat per diferents persones i rols, en funció de la categoria o categories, dins de les quals el proveïdor es trobi classificat.
Els meus proveïdors es podran autogestionar?
Sí. L’administració dels processos de compres, mitjançant la parametrització i implantació d’una plataforma col·laborativa, permet balancejar la càrrega de treball dels processos de la funció de compres, implicant els nostres proveïdors en la realització de determinades tasques pròpies dels nostres processos. Els proveïdors seran notificats, amb preavisos, per així facilitar la planificació i realització de les tasques.
Quins mòduls inclou la plataforma?
1. Gestió de proveïdors i qualitat: Portal de proveïdors, gestió de documentació de proveïdor, homologacions i avaluacions, risc i sostenibilitat, gestió d’incidències, ESG.
2. Gestió de negociacions i contractes: Sol·licituds o requisicions de compres, fluxos d’autorització, pressupostos, negociació electrònica: RFx, MRO, Sobre Tancat, Subhastes, Gestió de
documents contractuals.
3. Gestió de Comandes i Facturació: Ordres de compra, gestió de Factures, catàlegs de compra, gestió pressupostària, recepcions.
Puc sol·licitar només alguns mòduls?
Per suposat. La plataforma itbid és modular, personalitzable i escalable.
Implanta els diferents mòduls de mica en mica en funció de la urgència o importància de les necessitats o problemes a solucionar pel departament de compres.
Així s’aconsegueix una posada en marxa progressiva que et permetrà adaptar-te i treure’n el màxim profit a les diferents funcionalitats. Un cop implementat un mòdul es pot continuar amb els altres mòduls o incloure noves àrees al sistema.
Puc fer un procés de negociació electrònica amb la plataforma?
Sí. Podràs fer un seguiment més precís dels acords i una anàlisi detallada del rendiment dels proveïdors, millorant significativament l’eficiència i la transparència. Així optimitzes recursos disponibles i automatitzes processos per agilitzar la presa de decisions objectives sobre la base dels teus criteris de compra prèviament definits.
Com puc gestionar factures amb un portal de proveïdors?
Un portal de proveïdors us permet gestionar les factures associades a Ordres de Compra llançades prèviament i/o recepcionades. Si vols informació més completa et recomanem llegir el següent article.
Hi ha algun límit de proveïdors a la plataforma?
No, a la plataforma itbid no hi ha límit de proveïdors i la quantitat de proveïdors no afectarà el preu del programari.
Per això mateix, a més dels teus proveïdors principals, pots gestionar al teu repositori proveïdors potencials per comptar amb alternatives.
És el portal d'itbid multiidioma?
Sí. Com que és una plataforma configurable es pot traduir en múltiples idiomes, que podem configurar-te en la implementació. Actualment, comptem amb 12 idiomes: espanyol (espanya, colòmbia, perú), anglès, italià, català, portuguès, búlgar, polonès, rus, grec, xinès, francès, txec.
Fins i tot, si voleu afegir un idioma que no tenim, el podem configurar. Només et demanarem que els fitxers i documents en aquest idioma les proporcionis tu.
Es poden generar alertes perquè el proveïdor renovi els documents?
És un dels majors avantatges de treballar amb la nostra plataforma: TOT SOTA CONTROL.
Una plataforma de compres, per definició, us permet administrar i balancejar la càrrega de treball derivada dels vostres processos de compres.
Administrar la càrrega de treball implica identificar:
- què cal fer,
- qui ho ha de fer i
- quan cal fer.
Justament el procés de parametrització de la plataforma serveix per adequar-la perfectament les vostres necessitats.
Et permet garantir el manteniment de totes les tasques pròpies de processos, entre elles, les relacionades amb el manteniment de la càrrega documental dels vostres proveïdors.
Necessitaré instal·lar la plataforma?
No. La nostra plataforma és un programari 100% al núvol pel que no requereix instal·lació. Podràs accedir a itbid des de qualsevol navegador web. Tenir el programari al núvol evita la necessitat que contractis un equip per mantenir els servidors que allotgen el programari i les bases de dades. A banda dels beneficis intrínsecs d’aquest tipus de programari quant a protocols de seguretat i escalabilitat, també et permet comptar amb les actualitzacions de forma automàtica, per tant sempre disposaràs de l’última versió.
Quant de temps es necessita per implantar un portal?
Pot estar operativa en menys de 1 mes. No obstant això, el temps dependrà de la maduresa i definició que tinguis els processos i els teus procediments actuals. A la pràctica si es disposa de forma clara i definida de la informació necessària, parametritzar la plataforma és una tasca relativament ràpida, per la qual cosa podem considerar realista pensar que entre sis i vuit setmanes podem disposar d’un portal de proveïdors en funcionament per a la teva companyia.
Però ja tinc un ERP
Si ja comptes amb un ERP, t’has de preguntar Quines necessitats operatives tinc i la meva ERP no m’aporta?
Segur no és per falta d’especialització, ja que un ERP n’atén moltes amb caràcter general.
Però a empreses amb alta complexitat, organitzacions grans, molts proveïdors, unitats de negoci descentralitzades i processos productius complexos, és imprescindible recórrer a eines que, des de la seva especialització, ens aportin el nivell de funcionalitat necessari per cobrir amb garanties aquestes necessitats.
Un programari de compres és el complement perfecte per a la gestió de proveïdors, però assegura’t que la plataforma de compres que triïs es pugui integrar sense problemes.
Si vols més informació et recomanem llegir el següent article.
La plataforma està integrada amb altres programaris?
La plataforma d’itbid es pot integrar amb altres programaris, per exemple, amb un ERP a través d’APIs que permeten traslladar la informació en un sentit o l’altre, per generar sinergies i simplificar els processos de compres.
Quant costa la Plataforma? Com es paga una plataforma SaaS?
La nostra plataforma és una eina modular personalitzada. La inversió econòmica dependrà del nombre de mòduls, el nombre de llicències contractades i el nivell de personalització del programari.
La viabilitat tant tècnica com econòmica l’analitzarem a les primeres reunions, i en cas que no sigui el moment per adoptar-la a la teva empresa, t’ho direm.
La plataforma inclou un servei d'ajuda i suport a usuaris? I a proveïdors?
Sí, per a tots dos. Cada client té assignat un Project Manager, com a responsable de compte per a qualsevol dubte. Tots els problemes tècnics es canalitzen a través del Project manager i després es deriva a un departament de suport. A més, hi ha una secció de guies pràctiques ràpides per a proveïdors i clients i un correu de suport.
Com funciona el suport?
Els clients tenen canal directe amb el Project Manager o l’equip de suport per resoldre dubtes, parametrització, administració o qualsevol necessitat específica de la plataforma. A més, es faran reunions de seguiment d’activitat mensuals per avaluar el servei, realitzar mètriques i identificar accions correctores com a formacions generals o específiques a certs usuaris per millorar el nivell d’ús dels usuaris del Client.
Quin sistema de seguretat utilitza la plataforma?
Tota la informació que es carrega a la plataforma itbid és de caràcter confidencial.
La nostra informació es troba allotjada als servidors Amazon amb els més alts estàndards de seguretat a nivell mundial.
A més, disposem de les certificacions ISO 27.001 de Seguretat de la Informació i ISO 22.301 de continuïtat del negoci, les quals renovem anualment.
Ens assegurem de complir protocols segurs de tractament de dades i el seu cicle de vida.
Com ho incloc al meu pressupost anual?
A l’avaluació inicial podem veure les oportunitats de millora que la plataforma itbid pot suposar per a la teva organització, i donar-li forma perquè puguis presentar-lo en intern amb dades i arguments.
Què passa si volem canviar de plataforma?
Treballem amb una plataforma pròpia en acord de cessió, per això simplement descarregarem les teves dades i et retirarem l’accés.
Subscriu-te a la nostra newsletter
No us perdeu les novetats en digitalització, esdeveniments i notícies relacionades amb l’àrea de compres.
