Un software de gestión de proveedores es una pieza estratégica fundamental para asegurar la fluidez y eficacia en la adquisición de insumos y servicios. Además, optimiza los procesos, fortalece la capacidad de la empresa para reaccionar y adaptarse a las dinámicas cambiantes del mercado. Al integrar datos en tiempo real, facilita la toma de decisiones, minimizando riesgos y maximizando la eficiencia en los procesos de adquisición.
Depende.
Lo primero es entender si la empresa tiene la madurez necesaria para que el cambio se traduzca en un beneficio para la gestión de la organización.
Una primera forma de averiguarlo es preguntarte si tu organización tiene:
- un modelo operativo (procesos y procedimientos implantados) y
- un modelo organizativo definido (personas y roles).
Te recomendamos que intentes identificar el retorno de la inversión, en: aspectos intangibles: mayor control, trazabilidad, transparencia, visibilidad, o aspectos tangibles: como el ahorro en procesos más eficientes (tiempo) y dinero (ahorro de costes).
Un software de compras te servirá para pasar al siguiente nivel de profesionalización con funciones como la evaluación y homologación de proveedores, la negociación electrónica, la gestión de contratos o la gestión de incidencias en tiempo real.
Esta herramienta tecnológica te permitirá administrar los procesos, indicando en el momento adecuado qué se debe hacer y quién lo debe de hacer para asegurar su realización, control y trazabilidad.
De esta forma se liberará tiempo de RRHH, por la supervisión y control de tareas repetitivas, monótonas y de bajo valor hacia acciones de planificación y estrategia.
Una plataforma colaborativa sirve para tener a todos tus proveedores, actuales y potenciales, organizados por distintos criterios, con información y documentación actualizada, como base para una correcta estrategia de compras.
La plataforma nos permite automatizar muchos procesos, lo que agiliza y simplifica las tareas diarias.
Además, facilita las negociaciones al proporcionar un entorno seguro y estructurado para las comunicaciones con los proveedores, logrando mantener una trazabilidad de acciones, el control de los costos y garantizando el cumplimiento de las políticas de compras de la empresa.
Por último, una plataforma te proporciona informes y análisis en tiempo real sobre los gastos y las tendencias de compras, lo que te permite identificar oportunidades de ahorro y optimizar tus decisiones de compra.
Una de las ventajas más significativas de un portal de proveedores es la automatización de procesos.
Esta herramienta permite reemplazar tareas manuales y repetitivas con flujos de trabajo automatizados.
Al automatizar la solicitud de cotizaciones, la emisión de órdenes de compra y otros procedimientos, se ahorra un tiempo valioso que puede destinarse a actividades estratégicas.
Además, la automatización reduce la posibilidad de errores humanos, lo que conlleva una disminución en costos asociados a equivocaciones y peligro de roturas de stock.
Un portal de proveedores proporciona una mayor visibilidad y transparencia en el proceso de compras.
Los proveedores pueden acceder a información actualizada sobre los requerimientos de la empresa y las condiciones para ser considerados en los procesos de licitación, fomentando una colaboración más estrecha y efectiva.
En resumen, agiliza el ciclo de compras de principio a fin, acelerando y mejorando el proceso de toma de decisiones.
Depende.
Un portal es una plataforma tecnológica que permite a las empresas interactuar y colaborar con sus proveedores de manera más efectiva. Este sistema centraliza la información y proporciona una vía de comunicación directa y segura entre ambas partes.
Debe ser transversal al mercado atendiendo a los sectores que lo integran, un portal es y debe ser, una herramienta con un potencial de parametrización, capaz de adecuarse a las necesidades operativas de los procesos de la función de Compras de cualquier sector.
Serán tus necesidades de gestión, derivadas de la naturaleza de tus procesos y de la identidad de la compañía, los determinantes de si un portal es o no para tu organización.
Empieza por rellenar el formulario que encontrarás en este enlace o contactar con nosotros en la página de Contacto.
Tras unos breves minutos comprobaremos si tu empresa cumple con los requisitos, y acordaremos una demostración, con la que:
- En menos de 1 hora,
- con datos reales de tu empresa
- sin que tengas que preparar nada.
Veremos la viabilidad de implantar una plataforma colaborativa en tu departamento.
Sí. Podrás realizar un proceso de evaluación, clasificación y selección que permite verificar si un proveedor es el idóneo para trabajar con tu compañía.
Idéntico planteamiento podemos hacer si la pregunta es formulada respecto de los productos/servicios, que estos proveedores seleccionados nos pueden suministrar.
El proceso de evaluación y por ende de homologación, consta de un conjunto de tareas, que pueden pasar desde acciones o trabajos en origen o destino, hasta pruebas e informes, plantillas y cuestionarios, todo ello realizado por diferentes personas y roles, en función de la/s categoría/s, dentro de las cuales el proveedor se encuentre clasificado.
Sí. La administración de los procesos de compras, mediante la parametrización e implantación de una plataforma colaborativa, permite «balancear» la carga de trabajo de los procesos de la función de compras, implicando a nuestros proveedores en la realización de determinadas tareas propias de nuestros procesos. Los proveedores serán notificados, con preavisos , para así facilitar la planificación y realización de las tareas.
1. Gestión de proveedores y calidad: Portal de proveedores, gestión de documentación de proveedor, homologaciones y evaluaciones, riesgo y Sostenibilidad, gestión de incidencias, ESG.
2. Gestión de negociaciones y contratos: Solicitudes o requisiciones de compras, flujos de autorización, presupuestos, negociación electrónica: RFx, MRO, Sobre Cerrado, Subastas, Gestión de
documentos contractuales.
3. Gestión de Pedidos y Facturación: Órdenes de compra, gestión de Facturas, catálogos de compra, gestión presupuestaria, recepciones.
Por supuesto. La plataforma itbid es modular, personalizable y escalable.
Implanta los distintos módulos poco a poco en función de la urgencia o importancia de las necesidades o problemas a solucionar por el departamento de compras.
Así se consigue una puesta en marcha progresiva que te permitirá adaptarte y sacar el máximo provecho a las distintas funcionalidades. Una vez implementado un módulo se puede continuar con los otros módulos o incluir nuevas áreas al sistema.
Sí. Podrás llevar un seguimiento más preciso de los acuerdos y un análisis detallado del rendimiento de los proveedores, mejorando significativamente la eficiencia y la transparencia. Así optimizas recursos disponibles y automatizas procesos para agilizar la toma de decisiones objetivas en base a tus criterios de compra previamente definidos.
Un portal de proveedores te permite gestionar las facturas asociadas a Órdenes de Compra lanzadas previamente y/o recepcionadas. Si quieres información más completa te recomendamos leer el siguiente artículo.
No, en la plataforma itbid no existe límite de proveedores y la cantidad de proveedores no afectará al precio del software.
Por esto mismo, además de tus proveedores principales, puedes gestionar en tu repositorio proveedores potenciales para contar con alternativas.
Sí. Al ser una plataforma configurable se puede traducir en múltiples idiomas, que podemos configurarte en la implementación. Actualmente, contamos con 12 idiomas: español (españa, colombia, perú), inglés, italiano, catalán, portugués, búlgaro, polaco, ruso, griego, chino, francés, checo.
Incluso, si quieres agregar un idioma que no tenemos, lo podemos configurar. Sólo te pediremos que los ficheros y documentos en ese idioma las proporciones tú.
Es una de las mayores ventajas de trabajar con nuestra plataforma: TODO BAJO CONTROL.
Una plataforma de compras, por definición, te permite administrar y balancear la carga de trabajo derivada de vuestros procesos de compras.
Administrar la carga de trabajo, implica identificar:
- qué hay que hacer,
- quién lo debe hacer y
- cuando se debe hacer.
Justamente el proceso de parametrización de la plataforma sirve para adecuarla perfectamente vuestras necesidades.
Te permite garantizar el mantenimiento de todas las tareas propias de procesos, entre ellas, las relacionadas con el mantenimiento de la carga documental de vuestros proveedores.
No. Nuestra plataforma es un software 100% en la nube por lo que no requiere instalación. Podrás acceder a itbid desde cualquier navegador web. Tener el software en la nube evita la necesidad de que contrates a un equipo para mantener los servidores que alojan el software y las bases de datos. Aparte de los beneficios intrínsecos de este tipo de software en cuanto a protocolos de seguridad y escalabilidad, también te permite contar con las actualizaciones de forma automática, por lo que siempre dispondrás de la última versión.
Puede estar operativa en menos de 1 mes. Sin embargo, el tiempo dependerá de lo maduro y definido que tengas los procesos y tus procedimientos actuales. En la práctica si se dispone de forma clara y definida de la información necesaria, parametrizar la plataforma es una labor relativamente rápida, por lo que podemos considerar realista pensar que, entre seis y ocho semanas podemos disponer de un portal de proveedores en funcionamiento para tu compañía.
Si ya cuentas con un ERP, debes preguntarte ¿Qué necesidades operativas tengo y mi ERP no me aporta?
Seguro no es por falta de especialización, ya que un ERP atiende muchas de ellas con carácter general.
Pero en empresas con alta complejidad, organizaciones grandes, muchos proveedores, unidades de negocio descentralizadas y procesos productivos complejos, es imprescindible recurrir a herramientas que, desde su especialización, nos aporten el nivel de funcionalidad necesario para cubrir con garantías esas necesidades.
Un software de compras es el complemento perfecto para la gestión de proveedores, pero asegúrate de que la plataforma de compras que elijas pueda integrarse sin problemas.
Si quieres más información te recomendamos leer el siguiente artículo.
La plataforma de itbid se puede integrar con otros softwares, por ejemplo, con un ERP a través de APIs que permiten trasladar la información en uno u otro sentido, para generar sinergias y simplificar los procesos de compras.
Nuestra plataforma es una herramienta modular personalizada. La inversión económica dependerá del número de módulos, el número de licencias contratadas y el nivel de personalización del software.
La viabilidad tanto técnica como económica la analizaremos en las primeras reuniones, y en caso de que no sea el momento para adoptarla en tu empresa, te lo diremos.
Sí, para ambos. Cada cliente tiene asignado un Project Manager, como responsable de cuenta para cualquier duda. Todos los problemas técnicos se canalizan a través del Project manager y luego se deriva a un departamento de soporte. Además, hay una sección de guías prácticas rápidas para proveedores y clientes y un correo de soporte.
Los clientes tienen canal directo con el Project Manager o el equipo de soporte para resolución de dudas, parametrización, administración o cualquier necesidad específica de la plataforma. Además, se realizarán reuniones de seguimiento de actividad mensuales para evaluar el servicio, realizar métricas e identificar acciones correctoras como formaciones generales o específicas a ciertos usuarios para mejorar el nivel de uso de los usuarios del Cliente.
Toda la información que se carga en la plataforma itbid es de carácter confidencial.
Nuestra información se encuentra alojada en los servidores Amazon con los más altos estándares de seguridad a nivel mundial.
Además, disponemos de las certificaciones ISO 27.001 de Seguridad de la Información e ISO 22.301 de continuidad del negocio, las cuales renovamos anualmente.
Nos aseguramos de cumplir con protocolos seguros de tratamiento de datos y su ciclo de vida.
En la evaluación inicial podemos ver las oportunidades de mejora que la plataforma itbid puede suponer para tu organización, y darle forma para que puedas presentarlo en interno con datos y argumentos.
Trabajamos con una plataforma propia en acuerdo de cesión, por lo que simplemente descargaremos tus datos y te retiraremos el acceso.
Suscríbete a nuestra newsletter
