Purchasing y Procurement: conceptos fundamentales de compras

¿Tienes dudas sobre la diferencia entre purchasing y procurement? No eres el único. A muchos empresarios y directivos les cuesta entender la diferencia entre estos dos términos y cómo se relacionan con sus operaciones. En este artículo, desglosaremos las diferencias entre purchasing y procurement

Tanto si se trata de una pequeña empresa emergente como de una gran corporación, conocer estos conceptos te ayudarán a saber diferenciarlos.

Al final de este artículo, comprenderás claramente las diferencias entre purchasing y procurement.

Introducción a purchasing y procurement

Purchasing y procurement son dos términos que a menudo se utilizan indistintamente, pero en realidad tienen significados diferentes en el contexto empresarial. Para entender estas diferencias, es importante comprender los conceptos básicos de cada uno.

Antes de definir ambos conceptos, vaya por delante que en según que países particulares purchasing es procurement y procurement es purchasing. Pero una vez dicha esta aclaración, comenzamos con sus definiciones estándares más consensuadas en general.

¿Qué es purchasing?

Con purchasing nos referimos al proceso de adquirir bienes o servicios para el funcionamiento de una empresa, podríamos afirmar que es parte de la gestión de procurement, y se encarga tan solo de la parte táctica y transaccional de la operativa. 

Purchasing

Estas adquisiciones pueden ser de naturaleza rutinaria, como la compra de suministros de oficina, o pueden ser compras estratégicas, como la adquisición de equipos especializados para la producción. 

Está limitada a la ejecución de pedidos, supervisión de proveedores, recepción de mercancías y gestión de pagos. Se encarga de la comunicación diaria, y en caso de cualquier posible riesgo, se recurre a procurement para gestionarlo con el proveedor.

¿Qué es procurement?

Procurement, por otro lado, es un proceso estratégico más amplio y complejo que abarca todas las etapas de la gestión de la cadena de suministro y su alcance tiene un alto impacto en la organización. El procurement implica la identificación de proveedores, la evaluación de opciones, la negociación de contratos y acuerdos, y la gestión de relaciones con los proveedores a largo plazo. El objetivo principal del procurement es asegurar el suministro constante de bienes y servicios de calidad al tiempo que se optimizan los costos y se minimizan los riesgos.

Principales diferencias entre purchasing y procurement

Ahora que tenemos una idea básica de lo que es purchasing y procurement, podemos analizar las diferencias clave entre estos dos enfoques.

La principal diferencia radica en el alcance y la estrategia involucrados. Purchasing se centra en la transacción individual, mientras que procurement se enfoca en el proceso integral de gestión de la cadena de suministro. Con purchasing se trata de obtener los mejores precios y condiciones para productos específicos, mientras que con procurement busca establecer relaciones a largo plazo con proveedores confiables y garantizar un suministro constante.

Otra diferencia importante es el nivel de implicación y control que cada enfoque conlleva. En purchasing, la empresa tiene un control más directo sobre la selección y negociación con proveedores, mientras que en procurement, se busca establecer asociaciones estratégicas con proveedores clave y confiar en ellos para la gestión de la cadena de suministro.

Beneficios y desventajas del procurement

El procurement ofrece beneficios significativos, pero también presenta desafíos que deben gestionarse adecuadamente para lograr los mejores resultados.

Ventajas del Procurement:

  • Optimización de costos: El procurement permite identificar oportunidades para obtener bienes y servicios al mejor precio posible, generando ahorros significativos.
  • Mejora de la calidad: Al evaluar y seleccionar proveedores de calidad, el procurement contribuye a garantizar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los estándares requeridos, mejorando la calidad final.
Procurement
  • Gestión de riesgos: El procurement incluye la evaluación y gestión de riesgos en la cadena de suministro, mitigando posibles problemas y asegurando la continuidad del suministro.
  • Innovación y colaboración: El procurement fomenta la colaboración con proveedores, generando ideas innovadoras y mejoras en la cadena de suministro y los productos o servicios ofrecidos.
  • Gestión de relaciones con proveedores: El procurement se enfoca en desarrollar relaciones sólidas y a largo plazo con los proveedores, lo que puede conducir a beneficios como mejores precios y acceso a nuevas tecnologías.

Desventajas del Procurement:

  1. Complejidad: El proceso de procurement puede ser complejo y requiere una gestión detallada, lo que puede aumentar la carga de trabajo.
  2. Riesgos de suministro: Factores externos pueden afectar la disponibilidad y el suministro de bienes y servicios, como desastres naturales o cambios en políticas comerciales.
  3. Dependencia de proveedores: Si una organización depende demasiado de un proveedor, enfrenta riesgos si el proveedor falla en la entrega o enfrenta dificultades financieras.
  4. Requisitos de tiempo: El proceso de procurement puede llevar tiempo, lo que puede retrasar la adquisición de bienes y servicios necesarios, afectando las operaciones.
  5. Cambios en el entorno empresarial: Las condiciones del mercado y cambios en regulaciones comerciales pueden afectar el procurement, requiriendo ajustes y cambios en las estrategias de adquisición.

Factores a considerar al decidir entre purchasing y procurement

Cuando se trata de decidir si optar por purchasing o procurement, hay varios factores que debes considerar. Estos incluyen:

1. Tamaño y escala de tu empresa: Las necesidades de compra y adquisición pueden variar dependiendo del tamaño y la escala de tu empresa. Las pequeñas empresas pueden beneficiarse más del purchasing, mientras que las grandes corporaciones pueden requerir una estrategia de adquisición más completa.

2. Naturaleza de tus productos o servicios: Si tus productos o servicios son altamente especializados o requieren una cadena de suministro compleja, el procurement puede ser más adecuado para garantizar un suministro confiable.

3. Disponibilidad de proveedores confiables: Si tienes proveedores confiables que ofrecen productos de calidad a precios competitivos, la compra puede ser suficiente. Sin embargo, si no tienes acceso a proveedores confiables, el procurement puede ser necesario para establecer relaciones sólidas con proveedores clave.

4. Riesgos y contingencias: Evalúa los riesgos y contingencias asociados con cada enfoque. ¿Qué sucede si un proveedor se queda sin stock? ¿Qué sucede si los precios aumentan repentinamente? Considera cómo cada enfoque aborda estos riesgos y qué tan preparado estás para enfrentarlos.

Estudios de caso: ejemplos de empresas que utilizan la purchasing y procurement

Para tener una mejor comprensión de cómo purchasing y procurement se aplican en la práctica, veamos algunos ejemplos de empresas que han adoptado estos enfoques.

Ejemplo 1: Esta empresa es una pequeña startup que se dedica a la fabricación de productos electrónicos. Dado su tamaño y naturaleza del negocio, han optado por una operativa de gestión de compra (purchasing) para adquirir los componentes electrónicos necesarios. Esto les brinda flexibilidad y control de costos.

Ejemplo 2: Esta empresa es una gran corporación de alimentos que opera a nivel internacional. Dada su escala y complejidad, han implementado una estrategia de adquisición integral (procurement) para garantizar un suministro constante y confiable de materias primas.

Estos ejemplos ilustran cómo las empresas pueden adaptar sus enfoques de purchasing y procurement según sus necesidades y circunstancias únicas.

Conclusión: tomando la decisión para tu empresa

En resumen, purchasing y procurement son dos enfoques diferentes para la gestión de la cadena de suministro. Purchasing se centra en transacciones individuales y busca obtener los mejores precios y condiciones, mientras que procurement es un proceso más integral que implica la gestión completa de la cadena de suministro.

Al tomar la decisión para tu empresa, considera el tamaño y escala de tu negocio, la naturaleza de tus productos o servicios, la disponibilidad de proveedores confiables y los riesgos y contingencias asociados. No hay una respuesta única, y puedes combinar ambos enfoques según sea necesario.

Esperamos que este artículo te haya proporcionado una comprensión clara de las diferencias entre la compra (purchasing) y la adquisición (procurement).

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