Resolvemos tus dudas respecto al uso de un software de compras (Parte 1) :
Comenzar el año con claridad y resolviendo dudas debería ser una prioridad.
En itbid, sabemos que las primeras reuniones del año generan muchas preguntas, especialmente cuando se trata de digitalización y gestión de proveedores.
Por eso, hemos recopilado las dudas más frecuentes de nuestros clientes para ayudarte a entender cuándo y por qué necesitas un software de compras.
¿Cuándo necesita una empresa un software de compras?
La gestión de proveedores, aunque a menudo subestimada, puede ser el factor que marque la diferencia en un departamento de compras.
Con un software de compras o una plataforma de gestión de proveedores, puedes:
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Reducir riesgos.
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Optimizar procesos internos.
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Fortalecer la relación con proveedores.
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Mejorar la transparencia en todas las etapas del proceso de compras.
Pero, ¿realmente tu empresa lo necesita?
Evalúa si tu empresa está lista para un software de compras:
Antes de implementar una solución tecnológica, asegúrate de que tu organización cumple con estas condiciones:
1. Modelo operativo claro:
¿Tienes procesos definidos, como la categorización de proveedores?
2. Roles organizativos establecidos:
¿Cuentas con personas responsables para cada función clave?
Si no dispones de estas bases, primero trabaja en estructurar tu departamento antes de adoptar una herramienta digital.
Señales de que necesitas un software de compras:
Si reconoces alguno de estos puntos en tu empresa, podría ser el momento de implementar un software de compras:
1. Gestión desorganizada:
Facturación y documentación caóticas o difíciles de rastrear.
2. Falta de centralización:
La información de proveedores no está en un lugar accesible para todos.
3. Comparación manual de ofertas:
Tareas repetitivas y lentas que consumen tiempo y recursos.
4. Negociaciones ineficaces:
Procesos lentos y resultados poco óptimos en acuerdos con proveedores.
5. Seguimiento opaco:
No tienes visibilidad completa del flujo de compra, desde el pedido hasta la entrega.
6. Comunicación deficiente con proveedores:
Malentendidos frecuentes que dificultan las relaciones.
7. Políticas de compra débiles:
Las reglas internas no garantizan consistencia ni cumplimiento.
8. Base de datos desactualizada:
Dificultades para mantener una lista actualizada y completa de proveedores.
9. Falta de visibilidad del desempeño:
No tienes métricas claras sobre la calidad y el rendimiento de los proveedores.
💡 Si alguno de estos puntos te resulta familiar, podría ser el momento de considerar una solución digital que transforme tu gestión de compras.
¿ERP o software de compras?
La solución no es una elección, es integración
Un ERP es fundamental para gestionar los procesos internos de una empresa, pero no siempre es suficiente para cubrir las necesidades específicas de un departamento de compras.
Un software de compras complementa el ERP al especializarse en:
- Gestión de proveedores.
- Automatización de procesos.
- Transparencia y trazabilidad en la cadena de suministro.
Beneficios de integrar un software de compras con tu ERP:
1. Ciclo de aprovisionamiento eficiente:
Controla productos comprados, pendientes y recibidos, mejorando márgenes de beneficio hasta un 20%.
2. Gestión centralizada:
Administra acuerdos, precios y análisis de costes desde una sola plataforma.
3. Toma de decisiones ágil:
Accede a datos fiables y centralizados para decidir mejor y más rápido.
4. Reducción de errores:
Evita problemas en pedidos y facturas con procesos automatizados.
5. Colaboración efectiva:
Facilita el trabajo en equipo con herramientas intuitivas y acceso compartido.
Próximamente en la Parte 2: Más dudas resueltas
En la segunda parte de esta serie, responderemos:
- ¿Cómo digitalizar el proceso de compras de manera efectiva?
- ¿Por qué es crucial gestionar a tus proveedores estratégicamente?
La clave está en la estrategia y la especialización
Un software de compras no es solo una herramienta más, es una solución estratégica para empresas que quieren optimizar su gestión, ser más eficientes y garantizar el cumplimiento de normativas como ESG.
Si tienes otras preguntas que te gustaría resolver, no dudes en compartirlas con nosotros en los comentarios o por mensaje directo.
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