15 Funciones de Gestión de compras y Procurement
Como líder de compras, tu equipo y tú debéis tener definidos unos procesos de gestión de compras para cumplir con vuestros objetivos de abastecimiento. Comprender sus funciones y posibles estrategias te ayudará a establecer una operativa clara y definida. A continuación, te explicamos qué es exactamente la gestión de compras, sus funciones y varias estrategias a ejecutar.
La gestión de compras es el conjunto de actividades y procesos que se llevan a cabo en una empresa para adquirir los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Consiste en planificar, ejecutar y controlar todas las etapas relacionadas con la adquisición de productos y materiales, desde la identificación de las necesidades hasta la recepción y pago de los bienes. Esto lo puedes llevar a cabo de manera tradicional o con la ayuda de un portal de proveedores, el cual te brindará mayores beneficios.
La gestión de compras busca garantizar que la empresa obtenga los productos y servicios adecuados, en la cantidad requerida, en el momento oportuno y al mejor precio posible, sin comprometer la calidad y cumpliendo con los estándares y regulaciones de sostenibilidad establecidos.
Además de la selección y negociación con proveedores, la gestión de compras implica el seguimiento de los contratos, la gestión de inventarios, la evaluación del desempeño de los proveedores, el control de costos y la búsqueda de oportunidades de mejora continua en los procesos de adquisición. Lo anterior, es importante para evitar posibles errores.
La gestión de compras y sus funciones
La gestión de compras y el abastecimiento (procurement), es la operativa fundamental del departamento de compras de una empresa. Algunas de sus funciones más importantes son:
Identificación de necesidades: Analizar y comprender las necesidades y requisitos de tu empresa en términos de bienes y servicios.
Selección de proveedores: Investigar y evaluar a los proveedores potenciales, considerando aspectos como calidad, precio, capacidad de suministro y reputación. Realiza revisiones periódicas y utiliza los resultados para tomar decisiones informadas sobre la continuidad de las relaciones comerciales y la búsqueda de alternativas.
Negociación de contratos: Negociar los términos y condiciones de los contratos con los proveedores, buscando obtener las mejores condiciones en cuanto a precios, plazos de entrega y otros aspectos relevantes.
Gestión de contratos: Administrar y dar seguimiento a los contratos establecidos con los proveedores, asegurando el cumplimiento de los términos acordados y resolviendo cualquier problema o discrepancia que pueda surgir.
Control de costos: Monitorear y controlar los costos relacionados con las compras, buscando identificar oportunidades de ahorro y optimización de recursos. Antes de realizar una compra, realiza un análisis detallado de costo-beneficio. Evalúa no solo el precio del producto, sino también los costos asociados, como los de transporte, almacenamiento y mantenimiento. Considera los beneficios a largo plazo y la relación calidad-precio.
Gestión de inventario: Supervisar y mantener actualizado el inventario de los bienes y materiales adquiridos, evitando excesos o faltantes que puedan afectar la operación de la empresa.
Gestión de riesgos: Identificar y gestionar los riesgos asociados con las compras, como posibles retrasos en la entrega, cambios en los precios de los materiales o problemas de calidad.
Mejora continua: Buscar constantemente oportunidades de mejora en los procesos de compras y procurement, implementando mejores prácticas y tecnologías que puedan optimizar la eficiencia y eficacia del departamento.
La gestión de compras: otras funciones de estrategia
Las funciones de estrategias de compra que puedes implementar para optimizar el abastecimiento con tu equipo de compras pueden ser una extensión de las funciones fundamentales de la gestión de compra en gran medida. Aquí te mencionamos algunas a considar de valor para ir más allá de la operativa básica y teórica:
Establecer relaciones sólidas con proveedores: Busca establecer relaciones a largo plazo con proveedores confiables y de calidad, que puedan ofrecer productos y servicios consistentes, con estándares de calidad sostenibles y satisfacer las necesidades de tu empresa de manera eficiente.
Realizar análisis de mercado: Mantente al tanto de las tendencias del mercado, los cambios en los precios de los productos y las novedades en los proveedores. Realiza investigaciones periódicas para identificar oportunidades de obtener mejores condiciones de compra y evaluar la competencia.
Centralizar las compras: Considera centralizar las compras en un único departamento o equipo, en lugar de permitir que cada unidad o departamento realice sus propias compras. Esto permitirá tener un mayor control sobre el gasto, obtener economías de escala y negociar mejores condiciones con los proveedores.
Implementar políticas de aprovisionamiento: Establece políticas claras de aprovisionamiento que definan los criterios de selección de proveedores, los límites de gasto, los procedimientos de autorización y los plazos de entrega esperados. Esto ayudará a estandarizar los procesos de compra y garantizar la transparencia y consistencia en las adquisiciones.
Implementar sistemas de gestión de compras: Utiliza herramientas tecnológicas y sistemas de gestión de compras para automatizar y agilizar los procesos de adquisición como la plataforma colaborativa de gestión de proveedores itbid. Estos sistemas pueden ayudarte a gestionar el inventario, realizar seguimiento de pedidos, agilizar los pagos y generar informes de análisis de gastos.
Fomentar la innovación en la cadena de suministro: Mantente abierto a la innovación y busca proveedores que ofrezcan soluciones y productos innovadores. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa, reducir costos y obtener ventajas competitivas.
Promover la colaboración interna: Fomenta la colaboración y la comunicación entre el departamento de compras y otros departamentos de la organización. Mantén un diálogo abierto para comprender mejor las necesidades de cada área y encontrar soluciones que optimicen el abastecimiento de manera integral.
La gestión de compras con un SRM
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