Recomendaciones para implementación exitosa de proyectos de digitalización de compras

Una de las tendencias en el mundo empresarial de los últimos años es la Digitalización de los Procesos de Compras, impulsada con mayor fuerza por la aparición del Covid-19, que ha obligado a las empresas a trabajar en forma remota y a administrar mejor el riesgo proveedor.

La finalidad de este artículo es proveer a las gerencias, a los líderes de proyectos y a los compradores, de recomendaciones con la finalidad que puedan implementar con éxito proyectos de Digitalización de Compras. Analizaremos cuáles son las barreras y problemas que se presentan en este tipo de emprendimientos.

Primeramente, planteamos ciertos criterios para definir el éxito en la implementación de los proyectos de digitalización, y son los siguientes:

• Terminar el proyecto en el tiempo planificado.
• No generar mayores gastos sobre el presupuesto estimado.
• Y lo más importante en relativamente corto tiempo después de la etapa de implementación en vivo, podamos ver los beneficios que buscábamos cuando decidimos realizar la inversión, por ejemplo, generación de ahorros en las negociaciones, agilidad en las compras, trazabilidad de los procesos, relaciones colaborativas entre el proveedor-comprador-usuarios técnicos.

PROBLEMAS INICIALES ENCONTRADOS

En nuestra experiencia práctica con clientes de diversos sectores, hemos visto una serie de problemas que se presentan y que resumimos a continuación:

• El error inicial que cometen los empresarios es sobrestimar el poder de la tecnología. Lo explico de otro modo, creemos que la tecnología por sí sola va a solucionar los problemas que tenemos en compras y eso, lamentablemente no es posible.
• Hay empresas que, por otro lado, subestiman el proyecto y nombran como responsable a un encargado sin liderazgo ni autoridad dentro de la organización. Ocurren atrasos en la entrega de información, nos encontramos con poco compromiso de los usuarios y la toma de decisiones es muy lenta.
• Los compradores y los usuarios, en general, pretenden que la plataforma tecnológica debe adaptarse al 100% a su manera habitual de trabajo. Es decir, buscan que la plataforma automatice procesos y actividades muchas veces ineficientes.
• La calidad de la información de los datos de la empresa. Principalmente en la base de datos de proveedores y en la base de datos de productos, encontramos contactos errados de proveedores; códigos de productos equivocados; descripciones de productos equivocadas e incompletas, productos iguales con códigos diferentes, etc.  Por ejemplo, sucede que en forma automática genero un requerimiento de ofertas a los proveedores y la descripción es equivocada simplemente corremos el riesgo de comprar el producto o servicio equivocado.
• Deficiente asignación de roles y funciones del área de compras. Encontramos empresas en la que los compradores están organizados para atender usuarios y no por categorías que les permitiría la especialización de las compras (tecnología, servicios especializados, etc.).

RECOMENDACIONES ORIENTADAS AL ÉXITO DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS PROCESOS

Ordenamos las recomendaciones a formular, con la utilización del modelo denominado  “compras competitivas” que mostramos en la gráfica y que se basa en tres pilares básicos: Modelo operativo, Modelo organizativo y el Modelo Tecnológico.

Para cada pilar emitiremos recomendaciones basadas en nuestra experiencia en implementación de este tipo de proyectos. Las empresas podrán encontrar oportunidades de mejora en uno, dos o los tres pilares.

Previamente es importante considerar la enorme importancia de organizar el equipo idóneo para el proyecto, con funciones y objetivos claros para sus integrantes que deben ser: El Sponsor del proyecto, el líder/Jefe del proyecto, y, también es importante nombrar un representante del área de Tecnología de Información y a los usuarios claves.

Modelo operativo

• Debemos mentalizarnos que debemos cambiar nuestra forma de trabajar, introduciendo las mejores prácticas.
• Dentro de este pilar, estamos incluyendo revisar y corregir la calidad de la información.
• Eliminación de actividades que no agregan valor.
• Adecuar las rutas de liberación de las solicitudes, órdenes y contratos que mantengan el equilibrio entre el control adecuado y la agilidad de las compras.
• Centralización de las compras. Incrementar progresivamente el grado de gestión de los compradores en las adquisiciones, en las empresas todavía persisten las tendencias de tener usuarios compras y las áreas de compras se usan solo para regularizar las facturas presentadas por los proveedores.
• Consolidar las compras por volumen y evitar las compras redundantes que no agregan valor. Por ejemplo, las compras redundantes de material de oficinas, ferretería, etc.
• Aprovechando el proyecto, gestione para que los proveedores hagan su auto registro e ingresen su documentación actualizada. Es necesario depurar y limpiar la base de datos actual, al mismo tiempo que la documentación de registra en forma digital y evitemos los documentos físicos o registrados en el PC de cada comprador.   

Modelo Organizativo

• Mejorar el perfil de un comprador meramente administrativo a un comprador gestor y con visión integral de la cadena de suministro.
• Definir claramente los roles y responsabilidades de los compradores.
• Estructurar la organización, con compradores estratégicos y operativos.
• Migrar al manejo de compras por categorías para lograr la especialización de los compradores.
• Para las compras técnicas y complejas, organizar equipos de compras con la participación de los usuarios y especialistas en la categoría específica. Ejemplo: compras de servicios tecnológicos, servicios de mantenimiento, obras, etc.

Modelo Tecnológico

• La recomendación es la búsqueda y elección de la plataforma tecnológica que represente mejor relación beneficio/costo, que sea robusta y que sea amigable y de fácil usabilidad.
• Es clave que el modelo tecnológico permita la gestión del riesgo proveedor y la interacción colaborativa proveedor-comprador.
• Para la gestión de las compras rutinarias del tipo C, se recomiendan los contratos marco con acuerdo de precios y el abastecimiento utilizando la herramienta de catálogos electrónicos.
• Que la plataforma tecnológica, que es básicamente solución en la nube, se integre con vuestro ERP.
• Uno de los módulos que agregan mayor valor a la empresa es el de negociaciones. Debe ser viable negociar al 100% todas las categorías de compras. Por lo tanto, debe poseer diversas alternativas de compras desde las tradicionales (compras a precio, por puntajes) hasta las compras competitivas utilizando diversos tipos de subastas electrónicas.
• Es importante también automatizar y digitalizar los contratos, tener trazabilidad y control de los documentos (ejemplo cartas fianzas), llevar el control de los hitos del contrato (ejemplo del vencimiento), contratos marco con catálogos de productos, etc.

En resumen, para lograr el éxito de los proyectos de digitalización es necesario tomar una serie de acciones, una de las principales disponer de un Gerente o Jefe del Proyecto de buen nivel en la organización.

Hay empresas que no le dan la importancia debida y delegan a personal sin el liderazgo y autoridad necesaria dentro de la organización. El líder del proyecto debe tener indicadores claros de medición del desempeño, con resultados tanto cualitativos como cuantitativos que lograr y con mente abierta a dirigir la gestión del cambio.

En el primer año a partir del lanzamiento en vivo, desafíe al área de compras a obtener importantes ahorros y a mejorar sustantivamente los tiempos de atención a los usuarios (lead times). Si usted sigue estas recomendaciones verá venir en el corto y mediano plazo, importantes logros.