Cómo optimizar costos en las compras
No es lo mismo comprar fácil, que comprar bien. Por esto, optimizar la gestión de compras es una gran oportunidad para lograr una ventaja competitiva a través del departamento de compras y así alcanzar uno de los principales objetivos del área de compras: reducir los costes. Lo cual no tiene que ver con la negociación de precios con proveedores necesariamente.
Si le damos la real importancia al funcionamiento del departamento de compras, atribuyéndole un rol estratégico para la compañía, esta área aportará un valor significativo en el margen bruto y, en consecuencia, en la utilidad neta clave para la rentabilidad de la empresa.
Para optimizar los costes en compras de forma eficiente, existen estrategias que como expertos en compras queremos facilitarte para que logres ahorros importantes a corto plazo. A continuación, conocerás 5 estrategias para la reducción de costes en compras.
5 Estrategias para la reducción de costes en compras:
1. Agrupa los productos en categorías
Aplicar esta estrategia es simple, ya que solo hay que agrupar todos los artículos en categorías específicas según el enfoque del negocio. Por ejemplo, un negocio de automoción podrá agrupar sus productos en categoría tales como: lubricantes, uniformes, rodamientos, etc. Solo mantente atento a los pronósticos de consumo. Una vez categorizados tus artículos, cuando hagas licitaciones, hazlas a uno o dos años de suministro para así aprovechar los beneficios de la economía a escala para obtener mejores precios de compra y evitar las compras reiterativas.
2. Incrementa tu poder de negociación
Desarrolla un proceso para generar mercados competitivos (diversificar tus alternativas de proveedores). De esta forma tendrás más poder para negociar (poder de elegir entre más opciones, fijando las pautas del mercado). Si solo tenemos un proveedor, será él quien tendrá las mejores condiciones ya que podrá determinar precios más altos que el de mercado al comprador.
3. Realiza subastas electrónicas
Cuando ya hayas incrementado tu poder de negociación, puede ser el momento idóneo para llevar a cabo negociaciones competitivas de forma online. Donde los proveedores compiten con precios visibles en tiempo real, buscando lanzar sus mejores ofertas para ser adjudicados. Esta práctica se realiza hace más de 20 años, sin embargo, la tecnología ha ido incrementando su eficiencia.
4. Análisis de valor
Esta estrategia es la que te hará lograr un mayor ahorro, que podría ir desde el 25%. Consiste en analizar y comparar los diferentes bienes y servicios con el impacto que generan en nuestros clientes tanto internos como externos.
Los atributos que no aporten valor se pueden reducir o eliminar si es que es posible. Por ejemplo, en los empaques o bolsas plásticas, pueden imprimirse sin color, logrando un ahorro significativo si la producción es alta.
5. Costo total de propiedad
Muchas empresas consideran el menor precio como factor decisivo a la hora de elegir proveedor. Grave error. Hay que homologar y evaluar al proveedor considerando su rendimiento, costes financieros, costes operativos, entre otros. Por ejemplo, si vas a comprar una impresora, no solo hay que evaluar el precio del equipo. Sino que hay que considerar el CTP: precio de las tintas o tonners, costos de mantenimiento, etc. Muchas veces las alternativas más económicas terminan siendo las más caras, apareciendo costes que no teníamos considerados.
Un excelente consejo que te queremos regalar, porque sabemos lo que te inquieta, es que procures promover una buena comunicación con tus proveedores para así tener negociaciones más provechosas. Crea una red potente, que sean tus partners, cumplan los contratos y estén alineados a la cultura de tu empresa. Que no solo te entreguen un buen coste-beneficio, sino que también te entreguen soluciones valiosas y sean de alto desempeño para que nunca se vea perjudicada tu operación.
Soluciones Digitales en la Gestión de Compras
En algunas empresas todo este proceso de compras se hace de forma manual, lo que se traduce en flujos de trabajos menos eficientes, incremento en los costes y mayor probabilidad de cometer errores.
¿Pero cómo puedo optimizar costos en las compras sin colapsar en el intento? La digitalización de compras es una solución eficiente que ya muchas empresas utilizan. Mediante un sistema de gestión de compras se administra tu red de proveedores, con los que luego podrás hacer negociaciones (RFP, RFQ, MRO, subastas, entre otras), optimizando todo el proceso de compras. Para elegir una correcta herramienta tecnológica y colaborativa, hay que evaluar si nos permite tener suficiente control, visibilidad, trazabilidad, transparencia y poder extraer información para revisar y mejorar los procesos internos.
Si haces parte de tu equipo a las automatizaciones tras la transformación digital de compras, podrás acceder a los datos necesarios para tomar mejores decisiones. Por ejemplo, evaluar si un proveedor es de calidad o no. Te será más fácil intercambiar datos con el área de compras, realizar informes y reportes, promoviendo el trabajo colaborativo tanto con tu equipo como con los proveedores.
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