Caso de éxito – Grupo de empresas del sector de la alimentación y detergentes
Antecedentes
Algunas de sus compañías cuentan con más de 70 años de experiencia en el mercado. Entre su expertise se encuentran la transformación de aceites y grasas comestibles, así como la producción de margarinas vegetales de alta calidad. También cuentan con la producción de detergentes y productos para la limpieza del hogar.
El 80% de ellas se encuentran enfocadas en la elaboración de aceites y grasas de origen vegetal y animal, el 10% en detergentes y el 10% en alimentos para mascotas.
Para el grupo trabajan más de 4.000 empleados aproximadamente, con ingresos operacionales superiores a los 2.000 millones de USD.
Objetivos
Entre los principales objetivos del grupo se destacan:
- Incrementar los beneficios, mediante la agregación de volumen junto con la transversalización de las compras, redundando en mayor poder de negociación.
- Centralizar las compras al 100%, incluyendo un trabajo cooperativo entre las diferentes unidades de negocio, con la participación directa y en línea de todos los usuarios involucrados entre compradores, áreas usuarias, áreas técnicas, auditoría y estrategia de negocios.
- Integrar y centralizar en un solo repositorio la información de toda la operación en función de la gestión de proveedores, gestión de negociaciones, obtención de acuerdos de negocio, así como la obtención de datos para la medición de KPIs y posterior análisis e implementación de estrategias.
- Controlar la gestión del proveedor, mediante la digitalización y visualización de homologación de productos y proveedores y evaluación de desempeño, apuntando al crecimiento y desarrollo de los proveedores.
Digitalización y Centralización
El proyecto se estableció por fases de tal manera que se abordaron primero las categorías críticas para el grupo como, por ejemplo, las materias primas, material de empaque e insumos.
Primera fase – La puesta en marcha e integraciones:
Hace referencia a la puesta en marcha de la plataforma, así como la integración con diferentes ERPs. Esta primera fase se realizó en un lapso de 3 semanas en las cuales, la central de compras y el equipo de itbid se enfocaron en la formación en metodología de compras y funcionalidades propias de la plataforma, parametrización y socialización del proyecto. Paulatinamente se trabajó en la integración de la plataforma con los ERPs.
Destacamos:
- Clasificación de las categorías y Category Managers.
- Clasificación de proveedores y de productos homologados por sociedad.
- Implementación funcional de la plataforma al 100%.
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- Módulo del portal de proveedores.
- Módulo de homologaciones y evaluaciones.
- Módulo de negociaciones.
- Módulo de solicitud de compras.
- Módulo de contratos.
- Módulo de autorizaciones.
- Integración ERPs con la plataforma Itbid, en puntos destacados de automatización y traslado de información.
Segunda fase – Salida en vivo con las categorías “Core” del negocio
Go Live del proyecto en 3 grandes categorías: Materia prima, material de empaque e insumos que incluyó:
- Lanzamiento del proyecto a proveedores para su autorregistro, socializando los beneficios de una plataforma de gestión de compras.
- Homologación de productos y proveedores de categorías críticas.
- Primeras negociaciones y medición de ahorros generados por Category Managers.
- Primeras métricas de resultados con digitalización vs la gestión tradicional.
Tercera Fase – Ampliación a categorías “No Core” y servicios
El mismo proceso que la segunda fase, pero con las categorías y servicios que no forman parte de la actividad principal del negocio.
Después de un trabajo de seis meses con categorías “Core” para la Central, se desplegó el proyecto hacia categorías “No Core” y de servicios, incluyendo métricas.
Se destaca con respecto a la segunda fase:
- La construcción de la base de datos proveedores categorías No Core y Servicios ya estaba construida, en tanto, se empezó con su registro en la segunda fase.
- Alineación a resultados obtenidos en segunda fase.
- Category Managers de Categorías Críticas ayudaron a Soportar a los Category Managers de la tercera fase de implementación.
- Implementación inmediata.
Cuarta fase – Implementación y consolidación del proyecto en empresas ubicadas en Ecuador
Después de un año de implementación en Colombia, se desplegó el proyecto hacia las empresas en Ecuador en un período de 2 semanas.
Resultados
- Generación de ahorros significativos, entre 4 y 5 millones de USD.
- Compras totalmente centralizadas y digitalizadas. Al primer año de implantación, el 100% de las negociaciones y de los acuerdos y contratos se realizó a través de la plataforma de itbid.
- Reducción del tiempo en la aceptación de proveedores registrados. El 70% de los proveedores fueron aceptados en menos de una semana.
- Aumento de los proveedores registrados > de 2.000.
- Incremento en más del 50% en competencia de proveedores.
- Enfoque en Inteligencia de Negocios (Búsqueda de nuevas oportunidades).
