En momentos de incertidumbre, Compras debe ser un socio estratégico, garantizando estabilidad en la cadena de suministro. Implica anticiparse a los riesgos en lugar de solo reaccionar. No podemos permitirnos vivir siempre en modo reactivo, sino planificar y prepararnos. Te comparto una guía práctica para priorizar proveedores en tiempos de crisis, que te ayudará a preparar un sistema sólido y mantenerlo siempre listo. Porque algo es seguro: la próxima crisis llegará.

La cultura de apagar incendios en Compras

En el mundo de las Compras, es común sentir que se está constantemente intentando apagar incendios. Esta cultura de «apagar fuegos» se ha normalizado tanto que a menudo no nos detenemos a analizar por qué estamos en esta situación. La presión constante por resolver problemas urgentes nos impide actuar de forma proactiva y planificar a largo plazo. Este constante estado de alerta genera estrés y dificulta la gestión eficiente de los proveedores.

El impacto del estrés en la gestión de proveedores

El estrés constante tiene un impacto directo en la forma en que gestionamos a nuestros proveedores. Bajo presión, las decisiones se toman rápidamente, sin el análisis necesario, lo que puede llevarnos a elegir opciones menos favorables o a descuidar relaciones clave. Es fundamental entender que la gestión eficaz de proveedores requiere tiempo, planificación y una visión estratégica. La cultura de «apagar incendios» nos impide dedicar la atención necesaria a esta área clave del trabajo.

¿Por qué es común vivir en modo reactivo?

Existen varias razones por las que es común vivir en modo reactivo en el departamento de Compras. Esto puede deberse a varios factores, entre los que destacan:

• La falta de recursos y tiempo para planificar adecuadamente.
• La percepción de que «apagar incendios» tiene prioridad sobre la planificación estratégica a largo plazo.

Además, el cambio climático y las crisis económicas globales han contribuido a crear un entorno en el que los problemas surgen de forma constante, obligándonos a actuar rápidamente para evitar que un pequeño fuego se convierta en un gran incendio.

El cambio necesario en la estrategia de Compras

De la reacción a la proactividad

Para dejar de vivir apagando “incendios”, es imperativo un cambio radical en la forma en que abordamos la gestión de Compras. No podemos seguir apagando fuegos constantemente; es hora de pasar de una actitud reactiva a una proactiva. Esto implica anticipar posibles crisis y preparar planes de contingencia para mitigar su impacto. Implica entender que la planificación y el control son tan importantes como apagar el fuego inmediato.

Cómo un cambio en la cultura puede minimizar el fuego

Un cambio en la cultura organizacional es crucial para minimizar los “incendios”. Fomentar la comunicación abierta y la colaboración entre los diferentes departamentos permite detectar posibles problemas antes de que se conviertan en una crisis. Este cambio cultural implica empoderar a los empleados para que tomen decisiones informadas y se sientan responsables de prevenir problemas. Es hora de que este trabajo clave se haga bien. Dejemos de sentir la presión constante.

Claves para construir un sistema resiliente

Construir un sistema resiliente requiere un análisis exhaustivo de los riesgos potenciales que pueden afectar la cadena de suministro. La diversificación de proveedores, la implementación de sistemas de alerta temprana y la creación de planes de contingencia son elementos clave para garantizar la continuidad del negocio. Este sistema debe ser capaz de adaptarse rápidamente a los cambios del entorno y minimizar el impacto de cualquier crisis, impidiendo que se encienda otra llama y haya que apagar incendios, ya que no podemos permitir que el fuego se propague.

Gestión de proveedores en tiempos de crisis

Identificación de proveedores críticos

En una situación de crisis, entender qué proveedores son críticos es fundamental. No todos los proveedores tienen el mismo impacto en tu operación. Identifica aquellos cuya falla podría generar un “incendio” significativo en tu cadena de suministro. Considera factores como la singularidad del producto o servicio que ofrecen, su capacidad de respuesta ante emergencias y la disponibilidad de alternativas. Este análisis te permitirá enfocar tus esfuerzos en los proveedores más importantes y evitar que se enciendan problemas mayores.

Priorizar en momentos de incertidumbre

La incertidumbre exige priorizar. No podemos apagar todos los “incendios” a la vez. Clasifica a tus proveedores según su criticidad y el riesgo que representan. Los proveedores críticos y de alto riesgo deben ser tu prioridad. Establece planes de comunicación claros y frecuentes con ellos para entender su situación y anticipar posibles problemas. La clave es mantener la calma y el orden, y concentrarte en lo esencial para evitar que la presión te abrume.

Herramientas para evaluar y priorizar proveedores

Existen diversas herramientas que te ayudarán a evaluar y priorizar proveedores. Utiliza matrices de riesgo para visualizar el impacto potencial de cada proveedor en tu operación. Considera la implementación de un software de gestión de proveedores como Itbid, una plataforma diseñada para digitalizar los procesos de compra y facilitar la integración de criterios ESG. Itbid busca optimizar la utilización de recursos y herramientas en las empresas, proporcionando una solución colaborativa y servicios con soporte experto. No dejes que el calor del momento te impida ver con claridad.

Preparándonos para el futuro: el papel de Compras

Anticiparse al cambio climático y sus efectos

El cambio climático es una realidad que impacta cada vez más en las cadenas de suministro. Sequías, inundaciones y otros eventos climáticos extremos pueden interrumpir el suministro de materias primas, afectar la producción y aumentar los costos. Como departamento de Compras, debemos anticiparnos a estos efectos, evaluando la vulnerabilidad de nuestros proveedores ante el cambio climático y buscando alternativas más resilientes y sostenibles. No podemos seguir ignorando esta amenaza latente.

Construir una cadena de suministro sostenible

Construir una cadena de suministro sostenible no solo es una responsabilidad ética, sino también una estrategia inteligente para mitigar riesgos y asegurar la continuidad del negocio. Implica seleccionar proveedores que adopten prácticas responsables con el medio ambiente, que respeten los derechos humanos y que promuevan la transparencia. Además, implica trabajar en conjunto con los proveedores para mejorar sus prácticas y reducir su impacto ambiental. Este trabajo clave asegura un futuro mejor y sostenible.

El compromiso de ser un socio estratégico

En tiempos de crisis, el departamento de Compras debe dar un paso adelante y asumir su rol como socio estratégico del negocio. Esto implica dejar de vivir solo para apagar incendios y comenzar a entender las necesidades del negocio, anticipar los riesgos y proponer soluciones innovadoras. El compromiso de ser un socio estratégico implica construir relaciones sólidas con los proveedores, colaborar con otros departamentos y aportar valor a la toma de decisiones. Dejemos de sentir que somos solo “bomberos”.