La optimización de costos y la digitalización de las compras
En el asesoramiento de empresas a menudo se reciben consultas sobre la relación existente entre el uso de las herramientas tecnológicas de compras y el logro de ahorros.
La primera respuesta es que no debemos esperar que el uso de la tecnología en automático va a permitir lograr ahorros. Por ejemplo, es difícil conseguir los mejores precios de mercado, sino hemos sido capaces de desarrollar mercados competitivos. Recordemos que los resultados de una subasta son consecuencia de la competencia en un determinado proceso. En resumen, se va a tener que complementar los recursos humanos con los tecnológicos, e implementar procesos adecuados.
La eficacia de las herramientas digitales actuales podrían resumirse en:
· Más Transparencia: Con el uso de la tecnología, los compradores pueden cumplir dos condiciones básicas de optimización; garantizar a sus proveedores transparencia de los procesos y el que podrán aplicar métodos de compras competitivas (subastas en línea, renegociaciones en línea, negociaciones por fases, etc.).
· Mayor Alcance: Con la industrialización de los procesos de compras, se emplea el mismo tiempo en realizar negociaciones con dos proveedores o siete proveedores; por lo tanto, estamos logrando amplitud y pluralidad de ofertas con lo que aumentan las posibilidades de obtener mejores precios.
· Más Confiabilidad: Las negociaciones tienen un alto componente psicológico. Por experiencia les puedo decir que los proveedores tienden a colocar sus mejores ofertas cuando los compradores usan medios digitales. La razón, es que confían en la trazabilidad de los procesos, y que su oferta quedará registrada.
· Mayor Eficacia: La tecnología está muy enfocada en reducir las labores manuales y semimanuales, logrando que los tiempos que emplean los compradores en sus procesos se reduzcan entre el 60.00% y 80.00%. Esto implica que van a disponer de tiempo para dedicarse a las operaciones que agregan valor, podrán diseñar y ejecutar estrategias de negociación adecuadas para las categorías relevantes.
· Más Colaboración: La formación de equipos de trabajo –Compradores-Usuarios Técnicos con conectividad en tiempo real, que les faculta la participación en los procesos de compra. Se está obteniendo sinergia de conocimiento y capacidades, para la obtención del modelo óptimo de compra. Con ello la empresa podrá captar las propuestas que agreguen valor, y descartar las que no.
· Mejor Administración: Se logra aumentar el perímetro de la gestión de las adquisiciones por parte de los compradores, trayendo como consecuencia una mayor/mejor administración y control del gasto que está descentralizado y posiblemente descontrolado.
Podemos decir que con la disponibilidad de herramientas tecnológicas en el mundo de hoy, con soluciones en la nube, las empresas grandes, medianas y pequeñas, tienen acceso rápido a ellas, sin requerir mayor inversión en hardware y software.
En promedio las empresas en proveedores gastan anualmente el 50.00% al 60.00% de las ventas, por lo que en un mundo altamente competitivo el que no gestiona bien este gasto está condenado a desaparecer.
No se debe buscar suplantar la procesos humanos por procesos tecnológicos automatizados, sino que el objetivo debe ser aumentar la productividad de cada proceso a través de la combinación de los medios existentes.
Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú
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