Cómo gestionar de forma eficiente la documentación de proveedores

Cómo gestionar de forma eficiente la documentación de proveedores

Los proveedores son un factor relevante en cualquier negocio, ya que son quienes nos proveen de productos o servicios para que podamos realizar nuestra -actividad correctamente. Elegir con quienes vamos a trabajar, ya no solo significará considerar criterios financieros o de precios, sino que ahora, en materia de ESG, hay que tener en cuenta que nuestros proveedores estén alineados en los objetivos y principios relacionados con el medio ambiente o la responsabilidad social de la empresa cliente. 

Si estás buscando mejorar tu gestión de compras, te enfrentarás con el desafío de administrar, gestionar y mantener al día la documentación e información necesaria de tus proveedores de forma eficiente. En este artículo, verás cómo podremos disponer de forma sistemática y adecuada la gestión y el mantenimiento de la documentación para la posterior evaluación de proveedores a través de cinco maneras efectivas: 

1. Digitalizando documentos

En empresas donde el volumen de actividad es muy alto, la colaboración con miles de proveedores es habitual y es imprescindible que estos estén homologados. Sin embargo, este proceso no debe realizarse solo una vez, sino que se repite cada cierto tiempo para verificar que los objetivos sigan alineados entre ambas empresas, o para comprobar si existen productos nuevos. La homologación de proveedores toma en cuenta indicadores económicos, sociológicos y medioambientales, considerando con ello la calidad de los productos, los tiempos de entrega, el compromiso del proveedor con lo acordado y los códigos de conducta del proveedor a nivel de RSC. 

Organizar todos estos documentos puede ser un desafío para las empresas, por lo que la digitalización será clave para agilizar trámites, garantizar el flujo de información, agilizar procesos, cumplir con la normativa legal, asegurar la satisfacción del cliente final y de los empleados, y no menos importante, aligerar tu agenda en el día a día. De esta forma, tu empresa podrá enfocarse en destinar sus recursos para llevar a cabo su actividad. 

2. Implanta un sistema que te apoye en la gestión de documentos

El siguiente paso es decidir cómo estructurar y organizar documentos. Lo primero es centralizar todos aquellos archivos y formularios que contengan información de interés sobre los proveedores de la compañía en una única plataforma. 

Te recomendamos que lo hagas mediante la realización de un ejercicio de racionalización de la documentación necesaria e indexando los documentos por proveedor, categoría de proveedor y fecha.  

Es importante que la plataforma o sistema de compras que elijas sea fácil de usar, que se integre con tus sistemas existentes y que considere los requisitos de seguridad y cumplimiento. 

3. Establece flujo de trabajos automatizados

Automatizar los flujos de trabajo agilizará de manera significativa la gestión documental de proveedores, ya que te olvidarás de realizar tareas manuales repetitivas y evitarás posibles errores. Una plataforma completa te ayudará a automatizar, estableciendo flujos de trabajo para gestionar la aprobación de documentos, hacer seguimiento de entregas y pagos, notificar vencimientos, entre otros 

4. Capacita tu personal

Si no preparas a tus trabajadores, puedes pillar la plataforma más avanzada, pero seguirás teniendo problemas en la gestión documental de tus proveedores. Asegúrate de que tu proveedor de plataforma te apoye capacitando a tu personal para el uso adecuado del sistema de gestión de proveedores. Además de crear políticas y procedimientos claros, así como formar regularmente acerca de buenas prácticas de gestión documental y la importancia del cumplimiento normativo. 

5. Monitoriza e identifica áreas de mejora

Implementar un sistema que te ayude a monitorizar es la forma más inteligente de lograr una gestión de la documentación de proveedores eficiente. Esto te permitirá visualizar datos y métricas claves que te permitirán una toma de decisión más informada y precisa. Además, te servirá para el cumplimiento de plazos y para ajustar tus procesos significativamente, al permitir modificarlo tras detectar posibles mejoras 

Conclusión

Una buena plataforma de compras dispone de toda la funcionalidad necesaria para la realización de una gestión documental de proveedores eficiente y productiva, pues te permitirá administrar, gestionar y mantener al día toda la información y documentación necesaria de tus proveedores.  

Invertir en la mejora continua de tus procesos de gestión documental, no solo te ayuda en la eficiencia operativa de tu empresa, sino que también te posiciona para tener éxito a largo plazo en un mercado que cada vez es más competitivo. 

 

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