Cómo digitalizar el proceso de compras
La media del gasto en proveedores de las empresas es de un 50-60% al año. Por lo que si no gestionas bien este gasto, lo más probable es que tu organización deba cerrar sus puertas.
En la actualidad, gracias a la transformación digital, el área de compras ha visto una oportunidad clave para optimizar y mejorar sus costes, permitiendo el crecimiento del negocio gracias a una mayor eficiencia al interactuar mejor con clientes y proveedores.
Esta transformación no busca sustituir con automatizaciones los procesos realizados por personas, sino que apunta al aumento de la productividad de cada proceso combinando los medios que existen para garantizar su éxito. Hemos de entender la digitalización como un camino y no un fin en si mismo, la digitalización de nuestros procesos de compras, tendrán sentido siempre que nos aporte valor, nos permita ahorrar tiempo, mejorar el control y facilite la accesibilidad a la información.
Si quieres saber cómo adaptarte a esta nueva realidad y digitalizar tu sistema de compras, lee este artículo con mucha atención.
¿Qué es y cómo se digitalizan los procesos de compra?
Un proceso de compras digitalizado no es más que el resultado de confiar en la tecnología de una herramienta para administrar toda la carga de trabajo derivada de un proceso. En este caso, la Plataforma de Gestión de Compras administra el proceso, indicado en el momento adecuado qué se debe hacer, quién lo debe de hacer, asegurando su realización, control y trazabilidad. Esto permitirá, por consiguiente, liberar el tiempo necesario, para la supervisión y control de otras tareas.
Pasos para digitalizar el proceso de compras
Cuando decidas abrirte paso a la digitalización, ten en cuenta que la manera en que opera tu negocio cambiará por completo. ¿Estás listo para ello? Entonces lo primero que debes hacer es un plan de acción para que puedas cumplir tus objetivos.
1. Plan de acción
Define la forma en la que vas a trabajar con tu equipo. Considera tareas y roles sin perder de vista los objetivos. A la par identificar tus procesos básicos: Crea y gestiona tu presupuesto y plan de compras, solicitudes de gasto y compras, gestión de proveedores y SRM, gestión de negociaciones, formalización contractual y de acuerdos, gestión operativa de órdenes de compras, cumplimiento y pago.
2. Transformación de la cultura de empresa
Cambiará la forma en que se organiza la empresa, ya que habrá que adaptarse a nuevos procesos y modelos organizativos, de los cuales te hablaré más adelante
3. Capacitación
Debes capacitarte y capacitar a tu equipo continuamente para aprender los conocimientos básicos y más avanzados de la transformación digital que vivirá la empresa.
4. Colaboración
La colaboración remota entre los diferentes miembros de la organización de nuestra empresa (dentro de nuestro equipo de compras y con el resto de nuestra organización) nos obliga a plantear formas diferentes y más agiles de trabajar en ecosistemas caracterizados por una mayor flexibilidad que asegure una implicación en los resultados y un enfoque para la consecución de los objetivos diarios/semanales.
5. Si no se mide, no existe
Mide los resultados que estás obteniendo con la digitalización para implementar mejoras y tomar buenas decisiones. Aprovecha el almacenamiento de datos que la herramienta te facilita para analizarlos y así ejecutar cambios a tiempo.
¿Cómo afrontar el proyecto de digitalización en compras?
Lo primero: que no cunda el pánico. Es normal que exista resistencia al cambio, pero traumático no será. Este proceso de digitalización debe enfrentarse progresivamente. Y no es una alternativa quedarse fuera o pensar que la digitalización del área de compras no es para ti ni para tu empresa. Te adelanto que tu competencia no piensa lo mismo y que cada vez son más las empresas que están decidiendo digitalizar el proceso de compras.
¿Cuáles son los pilares de esta transformación digital de nuestro modelo de compras?
- Modelo operativo: cuestiónate el modelo operativo actual de compras de tu empresa, consiguiendo simplificar actividades (Lean Management), flujos y toma de decisiones que permitan ser eficientes en un entorno de flexibilidad remota y colaboración digital. Actualmente, muchas empresas siguen gestionando procesos con un alto componente administrativo sin aportar ningún valor (flujos de aprobaciones lentos y repetitivos, toma de decisiones en base a opiniones y no datos, especificaciones y requerimientos poco precisos).
- Modelo organizativo: No es recomendable plantear un cambio radical en el modelo organizativo actual siempre que se pueda gestionar una transición progresiva hacia el modelo más adecuado en nuestra empresa (Centralización, Descentralización o Mixto).
Se recomienda revisar roles y responsabilidades en compras con el fin de redefinir progresivamente una organización lo más operativa posible (estructuras con pocos niveles jerárquicos o “planas”) que permitan gestionar la flexibilidad necesaria de nuestros procesos y ser efectivos (“velocidad”) en la toma de decisiones. Es normal encontrase con empresas con varios niveles jerárquicos, grandes equipos de compradores y aprovisionadores, pero que no saben identificar con claridad quién es el responsable de una categoría de gasto relevante (el gestor responsable del presupuesto y el comprador).
- Modelo tecnológico: Uno de los pilares fundamentales para afrontar con éxito la transformación digital en compras es la implementación de tecnologías eficaces y altamente usables que garanticen una mejor colaboración entre nuestro equipo de compras, el resto de los departamentos de nuestra compañía, nuestros colaboradores y toda nuestra base de proveedores.
Un modelo tecnológico de compras puede componerse con la integración de diferentes aplicaciones, pero en esencia, deben coexistir una plataforma de compras colaborativa con nuestros proveedores y un sistema ERP de gestión interna.
Asumiendo que la mayoría de compañías disponen un sistema de gestión de recursos, se deberá proceder a la selección de una plataforma tecnológica de compras que asegure poder agilizar los diferentes procesos de nuestro modelo operativo de forma eficaz, con total trazabilidad y con la flexibilidad que requiere el nuevo escenario colaborativo de nuestra organización.
Para una implantación con éxito, es imprescindible tener en cuenta ciertos aspectos para una “óptima” y “racional” selección de nuestra plataforma de compras:
- Confirmar el alcance funcional que dé respuesta a mis procesos operativos.
- Modularidad para una implantación progresiva. Esto nos permitirá evitar las implantaciones traumáticas.
- Usabilidad funcional y amigabilidad (“friendly”) para todos los usuarios sin caer en simplicidades inoperativas.
- Capacidad de integración con nuestros sistemas (especialmente nuestro ERP).
- Socio tecnológico con conocimientos en compras y con capacidad de desarrollos innovadores futuros.
- Se recomiendan Plataformas con modelo tipo SaaS (cloud) que permitan evoluciones y mejoras continuas
- Asegurar el ROI, optimizando el coste total de la plataforma y sus servicios, evitando “hipotecas” a largo plazo con altas inversiones iniciales. Disponer de una alternativa real de desconexión en caso de no cumplimiento de nuestros objetivos.
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