Por qué es necesario un software de proveedores en tu empresa
Actualmente, la adopción de tecnologías innovadoras en las empresas marcará una diferencia significativa. En la gestión de proveedores, una ventaja competitiva se podría adquirir tras el uso de una plataforma o software, permitiendo una comunicación ágil, mayor visibilidad de la cadena de suministro y un proceso de toma de decisiones óptimo, elevando así la eficiencia operativa. Si quieres saber por qué es necesario un software de proveedores en tu empresa, sigue leyendo este artículo con mucha atención.
Si tu empresa trabaja con muchos proveedores, un software de compras será necesario para automatizar y optimizar significativamente los procesos para el funcionamiento del departamento de compras. Además, te va a permitir desarrollar una estrategia de gestión de proveedores, entendiendo al proveedor como un activo para la organización. A partir de allí, podrás administrar toda la carga de trabajo relacionada con el mantenimiento de la información y documentación de éstos, habilitando la funcionalidad de registro y onboarding de los nuevos proveedores, sentando así las bases para una gestión digital del resto de los procesos de función de compras de forma segura.
Los portales para proveedores han ganado mucha popularidad en los últimos años, ya que están estrechamente vinculados con la transformación digital de compras. Estas plataformas funcionan a través de un sistema SaaS (Software como Servicio) o software en la nube, lo que permite a los usuarios acceder desde cualquier navegador y dispositivo, dado que la información se almacena en la nube. Además, se pueden integrar en tiempo real al sistema ERP de la empresa.
Características que debe contar un software de proveedores eficiente:
- Accesibilidad: Es crucial que el portal tenga un proceso de inicio de sesión claro y sencillo para los proveedores, evitando registros complejos.
- Funcionalidad: El portal debe ser intuitivo y ofrecer diversas funcionalidades, como la carga y descarga de documentos, la presentación de cotizaciones y la revisión del historial de transacciones.
- Seguridad: Es esencial que el portal esté protegido con medidas de seguridad adecuadas para garantizar que la información confidencial no sea accesible a personas sin autorización.
- Personalización: De formularios y documentos según los requisitos específicos que los proveedores deben cumplir.
- Comunicación: Es fundamental que el portal incluya una sección para que los proveedores puedan hacer preguntas y recibir respuestas rápidas, además de la capacidad de enviar mensajes y comunicados de forma masiva.
- Autogestión: Los proveedores deben tener la posibilidad de gestionar sus propias cuentas y transacciones.
- Integración: El portal debe integrarse con los sistemas de la empresa para facilitar el intercambio eficiente de información entre departamentos.
- Informes y análisis: El portal debe ofrecer herramientas para generar informes y análisis, ayudando a la empresa con la evaluación de proveedores y a tomar decisiones informadas sobre el proveedor homologado.
- Notificaciones: Deben enviarse notificaciones y recordatorios a los proveedores en las distintas etapas del proceso.
En resumen, un software de proveedores te ayudará a automatizar muchos aspectos de la gestión de proveedores, lo que reduce significativamente la carga de trabajo, ahorrando tiempo y esfuerzo gracias a la digitalización de compras. Facilita la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos involucrados en las compras y el abastecimiento, estableciendo alianzas estratégicas con proveedores, lo que puede brindar ventajas competitivas destacables.
Además, es importante saber cuándo es necesario un software de proveedores y considerar que la gestión de proveedores no solo implica la evaluación y selección de proveedores, sino también, la gestión de compras y abastecimientos, tomando en cuenta la adquisición de insumos, negociación de contratos, el seguimiento de entregas y la gestión de inventarios.
Por último, es clave que tengas a tu equipo de tu lado. Y si sientes que aún se cuestionan el proceso de digitalización, te ayudamos a persuadirlos para que entiendan la importancia de gestionar proveedores con una plataforma colaborativa.
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