Software de compras con ERP: ¿es necesario?
Un ERP (Enterprise Resource Planning o sistema de planificación de recursos empresariales en castellano) es un software para empresas que ayuda a controlar los flujos de información que se generan en diferentes ámbitos de la organización.
Su objetivo es integrar los departamentos, asegurando la existencia de una única base de datos donde se almacena y gestiona la información de forma eficiente y en tiempo real.
Si ya cuentas con un ERP, debes preguntarte ¿Qué necesidades operativas tengo actualmente y que mi ERP no me aporta?
Seguro no es por falta de especialización, ya que un ERP atiende muchas de ellas con carácter general. Pero en empresas con alta complejidad, organizaciones grandes, muchos proveedores, unidades de negocio descentralizadas y procesos productivos complejos, es imprescindible recurrir a herramientas que, desde su especialización, nos aporten el nivel de funcionalidad para cubrir con garantías esas necesidades.
Un software de compras es el complemento perfecto para la gestión de proveedores, ya que te permitirá centralizar y automatizar las actividades relacionadas a las compras. Desde la identificación de necesidades y la solicitud de cotizaciones, hasta la recepción de los productos o servicios y su correspondiente facturación. Cuando lo elijas, asegúrate de que la plataforma de compras pueda integrarse sin problemas.
¿Cómo elegir un buen sistema de compras?
La clave para elegir un buen sistema de compras está en evaluar tus necesidades específicas y que el sistema sea fácil de usar. Siempre considera la capacidad de almacenamiento de información que tenga y el nivel de seguridad. Porque un ERP te permitirá resguardar información valiosa para que no tengas que preocuparte por bases de datos o memorias USB extraviadas.
¿Cómo implantar un sistema de compras con un ERP?
Integrar una herramienta para gestionar tus procesos de compra con tu ERP es sencillo una vez que encuentras una que se adapte a las necesidades de tu empresa, ya que generalmente es el proveedor de la plataforma quien se encarga de aquello.
Ahora que ya sabes cuándo es necesario, cómo elegirlo y cómo implementar un software de compras, te contamos cuáles son los beneficios de integrar ambas herramientas.
Beneficios de integrar tu ERP con un software de compra
- Un ciclo de aprovisionamiento más eficiente
Podrás controlar de forma eficiente los productos comprados, recibidos y pendientes de recepción. Si logras gestionar las compras de manera óptima, podrás ver reflejado en esta acción un crecimiento en los ingresos, dado que los productos adquiridos representan una parte significativa del valor de las ventas del producto final. Mejorando el margen de beneficios entre un 15 y un 20%.
- Gestión de compras optimizada
Integrando tu sistema de ERP con un software de compras, te permitirá una gestión centralizada de las relaciones con los proveedores, donde se incluirán los acuerdos, las políticas de precios, los análisis comparativos y el control de costes de producción.
- Agilizar la toma de decisiones
Gracias a la información generada y centralizada, es más fácil y eficiente a la vez la toma de decisiones. Ya que se contará con información más fiable acerca de la forma de comprar y a quién hacerlo.
- Evitar errores en la documentación y facturación
Considerando la importancia de las normativas legales que se relacionan con la gestión de pedidos y facturas, podrás evitar errores humanos al permitirte verificar la gestión de pedidos y facturas.
- Trabajar en equipo de manera sencilla
Tanto el ERP como el software de compras, son herramientas de uso intuitivo y de fácil acceso a determinados participantes, que pueden conseguir información relevante y compartida a través de una única plataforma.
En resumen, si solo cuentas con un ERP, el cual no satisface en su totalidad las necesidades que tienes en tu proceso de compras, considera la opción de integrarla con un software de compras que te permita una gestión más completa y ágil. Procura asegurarte que la herramienta satisfaga todas las necesidades que tengas como departamento de compras y que el proveedor te ayude con su integración.
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