Cuándo una empresa necesita un software de compras
La gestión de proveedores, labor a veces subestimada, puede convertirse en un factor diferenciador para las empresas, las cuales constantemente están buscando maneras de optimizar sus operaciones. Esto ahora es posible con un software de compras.
Un software de compras, portal de proveedores, o eprocurement, es una herramienta estratégica y poderosa para un departamento de compras, ya que, dentro de sus múltiples beneficios, ayuda a impulsar el crecimiento y la competitividad a través de la digitalización, tomando como eje principal la gestión de proveedores. Una plataforma de gestión de compras no solo te ayudará a reducir riesgos y a optimizar la gestión interna ahorrando costes, sino que también fortalecerá la relación con proveedores, garantizando una gestión más eficiente y colaborativa, además de una mayor transparencia en todas las etapas del proceso de compras.
¿Cómo sé cuándo mi empresa necesita un software de compras?
Primero es necesario entender y analizar si el esfuerzo de implementar un software de compras traerá un beneficio real para la gestión de proveedores, ya que, siendo honestos la tecnología no hará milagros. Para ello te recomendamos identificar el retorno de la inversión (ROI), el ahorro que te significará a futuro y el grado en que te aportará de control, trazabilidad, transparencia y visibilidad.
Otro punto determinante antes de tomar esta importante decisión es lograr detectar el punto de madurez de tu compañía. Esto se puede percibir a través de los siguientes indicadores:
- Si dispones de un modelo operativo que incluya procesos y procedimientos ya implantados, como lo es el uso de categorización de proveedores.
- Si dispones de un modelo organizativo que considere personas con roles previamente definidos.
Sin estos dos elementos, difícilmente la herramienta que seleccionemos podrá darnos el resultado que esperamos.
Tras estos dos puntos, te dejamos una lista de señales alertas que te darán los indicios para empezar a considerar un software de compras para tu gestión de proveedores:
- Gestión Inadecuada de Facturación y Documentación: Careces de una gestión y registro eficiente de la facturación o documentación en general.
- Falta de Centralización de Información de Proveedores: No tienes centralizada la información relacionada con los proveedores en un lugar accesible para todo el equipo.
- Comparación Manual de Ofertas: Estás comparando las diferentes ofertas de manera manual.
- Negociaciones Lentas y Poco Eficaces: Te cuesta lograr una oferta óptima a través de las negociaciones, las cuales además se vuelven muy lentas.
- Seguimiento Opaco del Flujo de Compra: No llevas un seguimiento transparente del flujo de compra desde tu pedido hasta la factura y entrega.
- Comunicación Deficiente con Proveedores: Tu comunicación con los proveedores es poco fluida o deficiente, e incurre a los malentendidos.
- Políticas de Compra Ineficaces: La calidad y cumplimiento de tus políticas de compra fallan cuando se ponen a prueba.
- Proceso de Compra Desorganizado: Tu proceso de compra es desorganizado, de manera que te consume mucho tiempo y recursos.
- Dificultades para Mantener una BBDD de Proveedores Actualizada: Experimentas dificultades para mantener una BBDD actualizada y completa de proveedores.
- Falta de Visibilidad del Desempeño de Proveedores: Careces de visibilidad sobre el desempeño y la calidad de tus proveedores.
Si te resonó alguno de estos puntos, es hora de que empieces a considerar una herramienta de apoyo adecuada para tu estrategia de compras.
Conclusión
En resumen, una buena gestión de compras es crucial para la eficiencia y el éxito de tu empresa. Usar herramientas tecnológicas dedicadas a esta área puede marcar una gran diferencia a nivel de productividad, control y competitividad en el mercado.
Para aquello te recomendamos buscar una solución que no solo resuelva problemas actuales, sino que también esté preparada para adaptarse a futuras necesidades y desafíos.
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