Cómo reducir el tiempo en la gestión de facturas de proveedores
Cuando hablamos de la gestión de facturas de proveedores en el proceso de compra, tenemos que tomar en cuenta una serie de desafíos. Dentro del proceso de conciliación de facturas, hay que ser extremadamente cuidadosos tanto en la recepción y validación, como en su registro y pago. Esto permitirá evitar errores humanos tales como facturas mal confeccionadas o no pagos, que podrían traducirse en posibles sanciones, problemas legales o de cumplimiento, lo que afectaría directamente en la relación con el proveedor. Si realmente logramos llevar a cabo este proceso de forma eficiente, podremos darles mayor tiempo a actividades más estratégicas.
Y ahora te preguntarás… bueno, pero ¿cómo puedo ser más eficiente en la gestión de facturas de mis proveedores? La clave está en lograr una operativa de trabajo que nos permita disponer del control y trazabilidad del proceso, y así poder conciliar las facturas en función de la recepción en destino de los productos o servicios que contienen y de la orden de compra en procedencia.
Disponer de estas funcionalidades es fundamental. Si además se les facilita a nuestros proveedores la posibilidad de impulsar el envío de facturas en formatos digitales e incluso xml, con un sistema de facturación electrónica, no sólo se reducirá la carga administrativa y eliminación del papel, sino también el tiempo de proceso y gestión.
Como expertos en compras te adelantamos que, si recién estás considerando la posibilidad de digitalizar tus procesos, ya vas un poco tarde. Pero te contaremos parte de sus beneficios para que la consideres como una solución.
La Digitalización como una solución
Gracias a la tecnología, las empresas podemos implementar soluciones que automatizan gran parte del proceso de gestión de facturas. No solo para agilizar y prevenir errores, sino que también para tener un mayor control sobre las facturas gracias a la visibilidad y precisión que aporta, la cual permite tomar decisiones más informadas. Y si estás de acuerdo con nosotros con la importancia de la relación con los proveedores, también te gustará escuchar que, al permitir acelerar el pago de facturas con la digitalización de compras, se crearán relaciones más sólidas con los proveedores.
¿Por dónde iniciar?
La transformación digital de la gestión de proveedores se apoya en soluciones tecnológicas que aportan ahorro, control y eficiencia. Sin embargo, cada caso es diferente, por lo que:
- El primer paso debe ser evaluar la necesidad de tu empresa y buscar la solución más adecuada para ella.
- Luego establece tanto con tus proveedores, como con los trabajadores, el flujo de trabajo y documentos a intercambiar.
- Planifica una fase de implantación con tus proveedores, ordenándolos según tamaño y capacidad tecnológica para que puedan adaptarse a la nueva forma de trabajo.
- Capacita a tus trabajadores para el uso de la nueva tecnología, como, por ejemplo, un software o plataforma de compras, donde el proveedor de plataforma que hayas elegido de seguro te apoyará en esta fase. Considera ser paciente durante el proceso, ya que se está cambiando radicalmente la forma de hacer las cosas y eso puede generar cierta resistencia.
- Por último, define métricas claras para evaluar el rendimiento de la plataforma, monitorea e identifica áreas de mejora para maximizar el retorno de la inversión.
Conclusión
El automatizar tu proceso de gestión de facturas de proveedores, te permitirá tener al día todos los datos de las facturas para hacerles seguimiento. Aportando un mayor control sobre las operaciones y ahorro de tiempo para realizar otro tipo de tareas. Con una herramienta de gestión de proveedores podrás optimizar el proceso de facturación, reducir los tiempos de procesamiento y mejorar el control financiero de tu empresa al integrar la plataforma con tu sistema de contabilidad ERP.
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