Cómo mejorar la gestión de compras
Actualmente en las empresas, el gasto en proveedores corresponde al 60% o hasta un 70% del gasto total. Por lo que la gestión de compras es imprescindible para optimizar los costos del negocio y la gestión de inventario. El valor de la empresa depende, en gran parte, de que realicemos una gestión de compras inteligente.
Llevar a cabo estos procesos de forma manual cuando necesitas gestionar muchos proveedores, se vuelve un lío que consume demasiado tiempo y recursos, dificultando el proceso de compra al volverse desorganizado y sin darnos una perspectiva completa sobre el desempeño y calidad de los proveedores.
Si quieres saber cómo mejorar tu sistema de compras, te sugerimos leer este artículo con mucha atención.
Para una buena estrategia de compras, según nuestros expertos, el departamento de compras debe aplicar buenas prácticas, técnicas claves y apoyarse en herramientas. Esto asegurará una mayor eficiencia, reducción de costos y fortalecimiento de relaciones con proveedores. Recuerda que el proceso de compras es crítico, pues de él depende la calidad de los productos, costes y tiempos de entrega de una empresa, además de su nivel de exposición a riesgos y competitividad en el mercado.
Pero no te alteres, que hemos seleccionado los puntos claves para ponértelo fácil y te queremos compartir a continuación, 6 puntos para que optimices la gestión de compras en tu empresa:
1. Dedícate a la Planificación Estratégica
La planificación estratégica es fundamental para alinear las compras con los objetivos generales de la empresa. Tras un previo análisis de la cadena de suministro para ver la realidad de la empresa, considera la matriz de Peter Kraljic para crear estrategias de compra que identifiquen y gestionen los riesgos y las oportunidades detectados en la cadena de suministro. Esta planificación permite una gestión proactiva en lugar de reactiva.
2. Evalúa la Eficiencia de los Proveedores
La gestión de proveedores es crucial. Esto incluye monitorear el desempeño, la calidad, tiempos de entrega y el cumplimiento de contratos regularmente. Un análisis riguroso ayuda a mantener estándares altos y a identificar áreas de mejora o la necesidad de cambiar de proveedores. Por eso, es importante que te adelantes en la homologación de proveedores y no solo analices la calidad de los proveedores actuales, sino que debes investigar con cierta frecuencia nuevos proveedores para disminuir el riesgo de depender de solo uno.
3. Optimiza tus Técnicas de Negociación
Las habilidades de negociación son esenciales para obtener las mejores condiciones posibles y evitar posibles pérdidas y desperdicios del capital corporativo. Desarrollar técnicas de negociación efectivas puede conducir a reducciones significativas en costos y a mejoras en la calidad de los productos y servicios adquiridos, plazos y formas de pago beneficiosos.
Por eso te recomendamos que, como líder de compras, busques presupuestos con varios proveedores priorizando las alternativas que entreguen las mejores condiciones al negocio.
4. Digitaliza para Aumentar la Productividad
Considera la tecnología como aliada para acelerar los procedimientos, ser más eficiente operativamente, tener una mayor visibilidad de datos actualizados para una mejor toma de decisiones y controlar todos los procesos de compra, desde la solicitud hasta el pago.
Implementar tecnologías de gestión de compras, como; portal de proveedores, sistemas de automatización, plataformas de licitación y software de análisis; aumentará la productividad de tu empresa y reducirá errores humanos.
5. Analiza los Resultados y Pronostica
El análisis de datos históricos y actuales es vital para evaluar el desempeño de las estrategias de compra. Pronosticar demanda y tendencias del mercado ayuda a planificar con precisión y a ajustar las estrategias según sea necesario. Y medir los resultados de las actividades y estrategias permite identificar éxitos y áreas de mejora.
Recuerda que lo que no se mide, no se puede mejorar, así que te recomendamos considerar los siguientes indicadores de medición:
- Ahorro total
- Tiempo empleado o tiempo en culminar una actividad
- Nivel de productividad
- Desviación presupuestaria o real
- Ciclo de tiempo de la orden de compra
- Tiempo de entrega del proveedor
- Índice de rotación de cuentas por pagar
- Gasto total por proveedor
- Procurement ROI
6. Forma a tu Equipo en la Gestión de Compras
La mejora en la gestión de compras es un proceso que debes optimizar constantemente. Por lo que invertir en la capacitación continua del equipo de compras es esencial. Un equipo bien formado en las últimas técnicas de gestión, negociación y tecnología es más capaz de manejar los desafíos y aprovechar las oportunidades que surgen en el entorno de compras. No olvides establecer políticas y parámetros de compra en el equipo para el manejo apropiado de los recursos financieros de tu empresa.
Por último, si adoptas estas prácticas, te garantizamos que tu empresa no solo reducirá costos y mejorará la calidad de los productos y servicios, sino que también fortalecerá su posición en el mercado, creando una base sólida para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo.
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