Mitigando riesgos para la optimización exitosa de proyectos de digitalización de los procesos de compras

Una de las tendencias en el mundo empresarial de los últimos años es la Digitalización de los Procesos de Compras. De hecho, en Latinoamérica se empezó a ver la demanda creciente por este tipo de herramientas en el año 2019, y finalmente con la aparición del Covid-19, el teletrabajo se convirtió en una necesidad y terminó de impulsar su penetración.

La intención de este artículo es ayudarlos a entender y prevenir los factores principales de riesgo que puedan aparecer en el momento de la implementación, para poder mitigarlos y lograr proyectos exitosos. Estas recomendaciones las hago en base a mi experiencia implementando este tipo de iniciativas en empresas de diversos sectores del país.

A continuación, nuestro análisis y recomendaciones:

 

• Riesgo 1: Sobrestimar la tecnología y pensar que soluciona todos los problemas

Una primera regla de los negocios es que la tecnología sola no resuelve los problemas. Para esta explicación nos basamos en el modelo de compras competitivas que mostramos en el gráfico. Son tres pilares fundamentales que las organizaciones deben preocuparse desarrollar y potenciar.

El primer pilar es el modelo organizativo, esto significa contar con una estructura organizacional que cuente con los recursos humanos adecuados, con políticas adecuadas, con roles, perfiles y competencias muy bien definidas. Asimismo debemos analizar el nivel de centralización de las compras.

El segundo es el modelo operativo, es la forma en como están organizados los procesos de planificación, negociaciones y contrataciones con proveedores, la gestión de la entrega, homologación/evaluación de proveedores. Por ejemplo, si no homologamos proveedores no vamos a poder garantizar la calidad de los suministros. Se recomienda la simplificación de los procesos, la eliminación de numerosas actividades con enfoque administrativo que no agregan valor, la eliminación de procesos lento y redundantes, especificaciones y requerimientos poco precisos.

El tercer pilar es el tecnológico. Debemos tener una herramienta con el grado de robustez alineada a la complejidad y la estrategia del negocio.

 

• Riesgo 2: Falta de liderazgo del sponsor y del gerente del proyecto

Cuando implementamos este tipo de herramientas, lo hacemos con equipos de trabajo tanto de los proveedores que asesoran en el proyecto, así como el concurso de personal interno de la organización (Gerentes internos, usuarios claves, etc). Normalmente al equipo interno se le asigna como tarea adicional a sus funciones, apoyar el proyecto. El líder de la organización debe motivar y convencer al equipo la importancia del proyecto y convencerlos que debe formar parte de sus prioridades.

Es recomendable hacer un lanzamiento del proyecto formal (kick off), fijar plazos y monitorear continuamente los avances con indicadores de gestión.

 

• Riesgo 3: La resistencia al cambio del personal de la empresa y de los proveedores

Es sorprendente encontrar el año 2021, personas que son “nativos digitales” rechazar o poner resistencia a la utilización de la tecnología como facilitadora de gestión. Para minimizar esta resistencia los líderes de las organizaciones deben transmitir en forma clara los objetivos que se persiguen, los resultados que se esperan alcanzar y controlar permanentemente los resultados a lograr, es decir, lograr el compromiso de nuestro personal.

Es importante prevenir la resistencia a nivel externo de los proveedores. Algunos de ellos podrán añorar seguir negociando con las prácticas del pasado, pueden considerarlos como impersonal la relación con los compradores. Los compradores deben transmitir a ellos que, a partir de la fecha, las negociaciones se realizarán únicamente a través de la plataforma.

 

• Riesgo 4: Falta de planificación de la Cadena de Suministro de las compras

Este riesgo muchas veces no está mapeado y se presenta en las fases en las que la solución tecnológica ya está en funcionamiento. Sucede que las herramientas de digitalización tienen como uno de sus enfoques claves incrementar el grado de competencia con los proveedores.

Nos hemos encontrado que los compradores salen al mercado a negociar con fechas muy ajustadas y ello le impide realizar procesos claves como por ejemplo, desarrollar nuevos proveedores, desarrollar nuevas alternativas de suministro, etc. Es decir, por falta de tiempo los compradores se ven obligados a cerrar negociaciones sin haber explorado a plenitud las bondades que el mercado les puede brindar.

Esto sucede cuando la planificación es escasa o inexistente. El modelo de suministro es reactivo, normalmente salen a comprar contra el tiempo. Esto lo he vivido en diversas empresas.

La recomendación es dedicar los esfuerzos a las compras que generen alto valor en la empresa, para ello se debe contar con el tiempo adecuado, migrando a un modelo de compra proactivo o anticipativo.

 

• Riesgo 5: Pretender que la herramienta tecnológica se adapte al 100% a la forma de trabajo anterior

Hoy en día, pueden encontrar en el mercado herramientas muy flexibles y de fácil usabilidad, muy amigables. Pero también se debe entender que las herramientas disponibles son estándares, son un compendio de las mejores prácticas. Se suele ver actitudes de los compradores que pretenden que la solución tecnológica funcione y opere de la misma forma como se trabaja actualmente. Esto es muy difícil de lograr salvo que la herramienta sea personalizada, hecha a la medida.

Durante la etapa de implementación, perdemos valiosas e interminables horas de trabajo tratando de adaptar la tecnología a nuestra forma de trabajar y, al final, nos damos cuenta que no es posible o la adaptación va a ser muy costosa y no tenemos presupuesto.

Una regla importante es optimizar antes de la automatización.

 

• Riesgo 6: Calidad de la información (productos y proveedores)

Con sorpresa he visto en varias organizaciones grandes que tienen ERPs de las mejores marcas, pero tienen información pobre. Me refiero principalmente a las bases de datos de proveedores y a las bases de datos de los productos/servicios.

Se encuentran, por ejemplo, datos de proveedores desactualizados, proveedores mal categorizados, productos mal definidos, productos con códigos diferentes a pesar de ser el mismo producto.

Un ejemplo es cuando deseamos hacer un contrato marco para el abastecimiento de una determinada categoría de productos. Los productos mal especificados traerán como consecuencia la compra y suministro de productos equivocados. 

 

• Riesgo 7: Herramienta de soporte mal seleccionada y no se adapta a nuestra realidad

La pregunta sería cuál es la mejor herramienta para nosotros. Trataré de ensayar la respuesta.

La herramienta correcta es la que mejor se adapta a tus necesidades, la que está alineada con el nivel de complejidad de tu negocio, la que tiene un soporte de servicio que te acompañe en la transformación al digital, la que nos brinde la mejor relación beneficio/costo.

Las plataformas de digitalización de hoy implican la coexistencia de plataformas colaborativas en la nube con los proveedores y el ERP como integrador de los procesos internos.

 

• Riesgo 8: Ausencia de compradores estratégicos en la organización

Este riego se da en la etapa ya de uso de la plataforma. Usamos muy bien la herramienta para facilitar y automatizar los procesos. Pero le estamos dando un uso muy operativo y no estamos aplicando estrategias de compra generadoras de optimización.

Es recomendable que comencemos a analizar las compras a nivel cualitativo y cuantitativo, que hagamos segmentación de las categorías y establezcamos estrategias diferentes por categorías (la estrategia de compra de ferretería es diferente a la estrategia de compras de insumos por ejemplo). Para lograr importantes ahorros es necesario.

En resumen, espero haber contribuido con estos aportes basados en mi experiencia de consultor y en el mundo académico. Creo que he tocado, de manera resumida obviamente, los principales riesgos que hacen que fracasen las implementaciones de los proyectos de digitalización de las compras o en todo caso terminan sub utilizando las plataformas.

Es importante trazarse objetivos ambiciosos y al mismo tiempo alcanzables. Pero como todo proceso de cambio requiere liderazgo de las gerencias, que las personas usuarias estén conscientes de los grandes desafíos. Estoy confiado que si logran mitigar estos riesgos, vamos a estar orgullosos de los resultados obtenidos.