La formación de los equipos de compras y la digitalización de los procesos

Los egresos gestionables de una empresa se componen de “gastos de planilla (nómina)”, y gastos a terceros (proveedores). Estos últimos, dependiendo del sector en la que se desenvuelve la empresa, son en promedio 50.00% a 60.00% de los ingresos generados por las ventas, por lo que que es un factor crítico de competitividad administrarlos con un enfoque estratégico.

Una de particularidades del gasto relacionado con las compras(proveedores) es que tiene una naturaleza transversal u horizontal en la organización. Las empresas a través de sus políticas deben definir claramente los roles y funciones de los diversos eslabones internos de la cadena de suministro, quién define la calidad a comprar, las especificaciones óptimas, o las cantidades a comprar. 

Hay ciertas categorías de compras que por su naturaleza deben ser negociadas por equipos multidisciplinarios de compras. Son ejemplos de estas categorías: mantenimiento, seguridad, compras con alto componente técnico, compras complejas, etc.

Estas categorías en muchas empresas, o son gestionadas por los usuarios (con lo que compras renuncia a su rol primario que es gestionar el gasto con proveedores), o compras las gestiona aisladamente con lo que se presentan casos de conflictos entre lo que requiere o necesita el usuario y lo que se adquiere.

Siguiendo las mejores prácticas, la forma de optimizar las compras estas categorías son con la formación de equipos negociadores, en la que se integran los compradores como líderes del proceso, y los usuarios claves (Tecnología de la Información, Operaciones, Marketing, Recursos Humanos, etc). Para su éxito se requiere profesionalismo del comprador líder, y liderazgo con capacidad para trabajar en equipo, asimismo es necesario tener los roles muy bien definidos.

La tecnología disponible actualmente, facilita esta integración. El equipo negociador tiene acceso en tiempo real a la información que detallan los proveedores en sus ofertas como especificaciones técnicas, protocolos de calidad, certificados, etc, de esta forma el equipo técnico podrá hacer la valoración en línea de las propuestas, aprobando o descartando las que no cumplen con la calidad esperada, o estableciendo puntajes a las propuestas. 

Se dispondrán de cuadros comparativos y rankings con criterios técnicos económicos (precios y puntajes técnicos); se podrán descartar las propuestas que no cumplan los requisitos mínimos,  o  adjudicar las propuestas considerando criterios técnicos. Del mismo modo se logra el equilibrio costo beneficio, y se puede seleccionar las mejores alternativas para las empresas.

Con la formación de equipos eficaces de compras, las empresas van lograr tener una mejor gestión del gasto, y van a establecer un paso muy importante a la centralización del mismo, con lo que se logra –conforme a las experiencia práctica-un mayor control del gasto. Se requiere liderazgo de los líderes de la Cadena de Suministro, sinergias entre los integrantes del equipo y el aprovechamiento de la tecnología disponible. 

Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú

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