Aterrizando los proyectos de digitalización de los procesos de compras

Una de las tendencias en el mundo empresarial de los últimos años es la Digitalización de los Procesos de Compras. De hecho, tenemos empresas y ejecutivos que conocen a plenitud el uso de esta herramienta y sus beneficios. También hay otros que desconocen los conceptos y el nivel de complejidad o sencillez con que se puede acceder a la tecnología.

La finalidad de este artículo es proveer a los compradores de los conocimientos sobre las funcionalidades de las plataformas tecnológicas de clase mundial, qué se busca con la digitalización, qué procesos se deben digitalizar y cómo pueden empezar. Hay gran cantidad de artículos que nos brindan importantes conceptos tecnológicos, pero también los ejecutivos de las empresas requieren entender la herramienta como solución de negocios.

Empezaremos con la definición del concepto de “Digitalización de los procesos de Compra”. Haciendo un esfuerzo para darle un enfoque amplio que refleje la realidad de su aplicación, podemos definirla como el uso de la tecnología de información como herramienta facilitadora para:

  • Automatizar los procesos de compras.
  • Facilitar la conectividad y comunicación en tiempo real cliente-proveedor.
  • Facilitar la colaboración cliente-proveedor.
  • Garantizar el registro, la trazabilidad y el control de los procesos.

Habiendo logrado la definición conceptual de la herramienta, el paso siguiente es el entendimiento y la clarificación de su ámbito de acción. La digitalización está fundamentalmente enfocada en la automatización de los procesos principales siguientes:

  • Gestión de Proveedores:
    • Registro de Proveedores (información y documentos).
    • Control del riesgo de la relación del proveedor con las “listas negras personas comprometidas en delitos diversos”.
    • Aceptación de proveedores.
    • Homologación de proveedores.
    • Evaluación de proveedores.
  • Planificación de la Cadena de Suministro y las compras.
  • Solicitudes de Compras.
  • Negociaciones.
  • Selección de ofertas.
  • Seguimiento a las Órdenes de Compras.
  • Órdenes de Compra.
  • Gestión de Contratos.
  • Entrega de los bienes y servicios.
  • Facturación:
    • Registro de facturas.
    • Validación de facturas.
    • Estado de las facturas.

Considerando que las empresas en su inmensa mayoría cuentan con un ERP, el proceso de digitalización se ejecuta integrando funcionalidades del ERP con las de herramientas tecnológicas en la nube (Cloud Computing). Éstas disponen usualmente de los módulos de solicitudes de compra, órdenes de compra, de entrega y facturación (pero adolecen de la conectividad con los proveedores).  

No todas las empresas están en condiciones o disponen de los recursos para implementar de un solo paso un proyecto completo de digitalización. Otras empresas disponen de recursos, pero tienen prioridades para automatizar  determinados procesos. 

Para los que decidan digitalizar por fases, nuestra recomendación es iniciar el proceso de digitalización implementando los módulos de Gestión de Proveedores y  de Negociaciones. Existen soluciones en el mercado que son modulares y escalables.

En el módulo de Gestión de Proveedores, éstos registran sus documentos, se lleva el control del ciclo de vida de los documentos, se pueden validar en línea los nombres de los directivos de las empresas con las listas negras, homologar y evaluar en línea a los proveedores, llevar los históricos de precios, etc.

El módulo de Negociaciones es, en cierta manera, el corazón de una plataforma tecnológica por cuanto permite negociar en línea a los compradores con los proveedores. Los proveedores registran sus ofertas, el comprador solicita contraofertas, los técnicos validan las especificaciones de los productos o servicios, se hacen negociaciones por fases (empezamos la primera etapa con ofertas a sobre cerrado, y culminamos con una subasta), se generan en forma automática los cuadros comparativo y ranking, se hacen adjudicaciones en línea (siguiendo un flujo de liberaciones establecido), se generan reportes e indicadores de desempeño (por comprador, por proveedor, etc).  

Lo que se busca es cumplir con dos objetivos fundamentales del área de Compras: la generación de mercados competitivos de proveedores (obtener las mejores condiciones del mercado) y la administración del riesgo proveedor.

El siguiente paso, podría ser implementar el módulo de Gestión de Contratos. Una buena solución tecnológica les va a permitir automatizar la elaboración de contratos, tener trazabilidad y control de los documentos (ejemplos cartas fianzas), llevar el control de los hitos del contrato (ejemplo del vencimiento), contratos marco con catálogos de productos, etc.

En los últimos tiempos ha surgido una creciente demanda con la automatización de la Gestión de Facturación, es decir, de la administración de las cuentas por pagar. Las empresas disponen de importantes recursos para administrar este proceso. Se automatizan el registro de facturas, la aceptación de facturas, la validación “3 ways match” (Orden de Compra-Entrega-Factura), trazabilidad para los proveedores de los estados de las facturas, programación de pagos, etc.

La modalidad de uso casi natural de estas herramientas en el mercado es la de SaaS (Software as a Service), por la que las empresas acceden a ellas pagando una renta mensual. Esta modalidad tiene ventajas: no requiere la empresa invertir en software ni en hardware, acceden muy rápidamente a una tecnología innovadora y en constante evolución.

En resumen, amables lectores, las empresas grandes, medianas y pequeñas tienen la oportunidad de implementar soluciones innovadoras que les va a ayudar a convertir a su departamento de compra en generadora de beneficios (principalmente ahorros en sus precios de compras e incremento de productividad de los compradores). Los que ya lo han hecho y están explotando su uso están obteniendo altos niveles de rentabilidad (ROI). La modalidad SaaS le facilita su acceso. Es una buena oportunidad para mejorar sus resultados. Las compras (Gestión de Proveedores) en promedio representan el 50-60% de las ventas.

Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú

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