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Cuando la digitalización de nuestro modelo de compras ya no es una elección…

Josep Puig

CEO at itbid (www.itbid.com)

En estas últimas semanas, la crisis del COVID-19 ya ha transformado nuestras vidas, estableciendo un escenario que nunca hubiéramos imaginado. Escuelas cerradas, tiendas o negocios no esenciales sin actividad, noticias inciertas sobre la evolución de la pandemia a nivel mundial, preocupación por los nuestros…y en medio de todo, la necesidad de seguir trabajando con la mayor normalidad posible.

La situación de confinamiento, ha obligado a todas las compañías a establecer, en caso que sea posible, un modelo de trabajo en remoto (“home- office”) que permita seguir manteniendo una actividad profesional que nos permita afrontar una recuperación con las máximas garantías. Pero…¿Todas las compañías estaban preparadas para este nuevo escenario? ¿Qué madurez digital tiene nuestra compañía? ¿Qué importancia tiene una eficiente gestión de nuestra cadena de suministro, base de proveedores coordinada y función de compras robusta en estos momentos?

Según varios estudios, noticias y artículos, y en especial el informe realizado por Deloitte (Escenarios COVID19), después de un periodo de aislamiento y restricciones, las compañías deberán afrontar una etapa de estabilización progresiva que permita conseguir la recuperación ya entrados en 2021

Conseguir dicha recuperación en nuestras compañías, dependerá de nuestra capacidad de anticipación y eficacia operativa en adaptarnos a los cambios generados por esta crisis. Muchas compañías podrían pensar que las funciones asociadas a la gestión de sus proveedores y compras, no deberían ser su mayor preocupación, pero no es así. Poder gestionar una recuperación con garantías de estabilización posiciona a gestión de compras y de la cadena de suministro como una de las prioridades fundamentales, para conseguir la máxima eficiencia y por lo tanto tener el mínimo impacto posible en su cuenta de resultados.

¿Qué prioridades y objetivos básicos serán críticos durante estas dos etapas post-crisis para nuestra función de compras y cadena de suministro?

Reducir riesgos y cuestionar impacto: Aumento de los modelos de compra con menos riesgo (y menos margen) e incorporando nuevas condiciones en el cumplimiento. Por ejemplo, se activa el replanteamiento de nuestras base de proveedores globales vs locales (“Supply Risk management”)

Competencia real para proteger nuestro margen: Mayor competencia de nuestra base de proveedores local y global, incremento de los procesos de negociación competitivos (matriz de Kraljic) y más acuerdos a corto plazo.

Colaboración digital efectiva que permita “Velocidad” – Mejorar la productividad en compras, rapidez en la toma de decisiones y asegurar una colaboración coordinada y remota muy eficiente, tanto con nuestra organización interna como con nuestros colaboradores externos y proveedores estratégicos.

Innovación a través de proveedores – Cambios forzados en los modelos de negocio demandaran una generación de nuevos productos o servicios, que requerirá buscar innovación a través de nuestros proveedores. Para estos proveedores, es clave tener una relación de partenariado colaborativo en las que el “valor añadido” tendrá mucho más peso que el “precio”.

Estas nuevas prioridades requieren la evaluación obligada , formal o informal, de la madurez de nuestro modelo existente de compras y más concretamente el nivel de digitalización real que tienen nuestros procesos, actividades, comunicaciones, relaciones organizativas…

El modelo de compras de una compañía describe la lógica sobre cómo nuestra organización crea y captura valor en compras a través de nuestro procesos, actividades, recursos humanos y herramientas tecnológicas. Una clara definición de nuestro modelo de compras (que todas las compañías lo poseen, “documentado o no”) permite reflexionar sobre nuestro funcionamiento e identificar alternativas innovadoras para diferenciarnos de nuestros competidores.

En muchas compañías, esta situación, ya está obligando a afrontar un cambio disruptivo en la manera de trabajar, ayudando a identificar la importancia de una gestión digital colaborativa de nuestra compra, así como todos aquellos procesos que no aportan valor real y que podrían estar automatizados.

Por tanto, la digitalización de nuestro modelo de compras ya no es una elección…

La digitalización del modelo de compras es una necesidad real para todas las compañías que quieran afrontar un nuevo escenario futuro con garantías de recuperación potenciando su competitividad y asegurando los instrumentos que permitan una estabilización futura.  Es una realidad para todos los profesionales de compras, que ya estamos acelerando nosotros mismos el ritmo de cambio tecnológico en nuestro trabajo diario…

En esta situación, y debido a esta crisis, muchas compañías ya han empezado a modificar su forma de trabajar y han identificado la necesidad de arrancar un cambio progresivo y ordenado lo antes posible que permita llevar a cabo la transformación digital de su modelo de compras. Este proceso de transformación digital no significa únicamente la incorporación de “tecnología” a nuestros procedimientos actuales, sino que requiere un cuestionamiento y reflexión sobre todas nuestras actividades, promocionar nuevas habilidades que tenemos pero que no estábamos utilizando en nuestros puestos de trabajo, formas diferentes y más ágiles de trabajar en modelos colaborativos y flexibles.

Este proyecto de transformación digital e inversión tecnológica para compras, que en muchas compañías se planteaba como un proyecto más y una alternativa de mejora con retornos de largo plazo, es hoy una prioridad necesaria si se quiere seguir dando un servicio óptimo y de calidad al resto de áreas de la Organización.

¿Cómo afrontamos nuestro proyecto de digitalización en compras? ¿Cuáles son los pilares de dicha transformación?

Digitalizar nuestro modelo de compras no debe generarnos pánico, ni debe afrontarse como un proyecto traumático que incorpore mayor preocupación a la situación de recuperación de nuestra compañía. Este proceso de transformación digital debe afrontarse de forma progresiva, priorizando las actividades más ineficientes y estableciendo un equipo flexible y colaborador con objetivos asequibles de corto.

Como pilares de la transformación digital de nuestro modelo de compras, se identifican los siguientes:

Modelo operativo: reflexiona y cuestiona el modelo operativo actual de compras de tu compañía, consiguiendo una simplificación de actividades (Lean Management), flujos y toma de decisiones que permitan ser eficientes en un entorno de flexibilidad remota y colaboración digital. Actualmente, muchas compañías siguen gestionando procesos con un alto componente administrativo sin aportar ningún valor (flujos de aprobaciones lentos y repetitivos, toma de decisiones en base a opiniones y no datos, especificaciones y requerimientos poco precisos…)

Identifica tus procesos básicos: Creación y gestión de tu presupuesto y plan de compras, Solicitudes de gasto y compras, gestión de proveedores y SRM, gestión de negociaciones, formalización contractual y de acuerdos, gestión operativa de ordenes de compras, cumplimiento y pago.

Dibujar un mapa de actividades funcionales es una buena práctica para poder identificar cómo trabajamos y su interrelación, permitiendo entender el flujo completo de la gestión de proveedores actual y la función de compras (estratégicas, tácticas y operativas)

Modelo organizativo: No se recomienda plantear un cambio radical en el modelo organizativo existente siempre que se pueda gestionar una transición progresiva hacia el modelo más adecuado en nuestra compañía (Centralización, Descentralización o Mixto)

Se recomienda revisar roles y responsabilidades en compras con el fin de redefinir progresivamente una organización lo más operativa posible (estructuras con pocos niveles jerárquicos o “planas”) que permitan gestionar la flexibilidad necesaria de nuestros procesos y ser efectivos (“velocidad”) en la toma de decisiones. La digitalización de los procesos nos asegura la trazabilidad de las decisiones, con lo que es imperativo el empoderamiento del comprador especialista o responsable de categoría de compra. Es habitual encontrase con organizaciones con varios niveles jerárquico , amplios equipos de compradores y aprovisionadores, pero que no saben identificar con claridad quien es el responsable de una categoría de gasto relevante ( el gestor responsable del presupuesto y el comprador).

La formación es clave y debe ser “continua” para asegurar un buen encaje de todos los perfiles de nuestra organización en nuestro nuevo modelo de compras. La buena noticia sobre la formación es que actualmente (y la crisis del COVID-19 lo ha acelerado y potenciado) es asequible a través de diferentes plataformas colaborativas (gratuitas o con costes muy ajustados) y puede complementarse con los foros de discusión especializados donde conseguiremos enriquecernos profesionalmente.

“colaboración participativa o no existir” – la colaboración remota entre los diferentes miembros de la organización de nuestra compañía (dentro de nuestro equipo de compras y con el resto de nuestra organización) nos obliga a plantear formas diferentes y más agiles de trabajar en ecosistemas caracterizados por una mayor flexibilidad que asegure una implicación en los resultados y un enfoque para la consecución de los objetivos diarios/semanales.

Modelo tecnológico: Uno de los pilares fundamentales que permitirá afrontar con éxito el proceso de transformación digital en compras es sin duda, la implementación de tecnologías eficaces y altamente usables que permitan garantizar una mejor colaboración entre nuestro equipo de compras, el resto de departamentos de nuestra compañía, nuestros colaboradores y toda nuestra base de proveedores.

Un modelo tecnológico de compras puede componerse con la integración de diferentes aplicaciones, pero en esencia, deben coexistir una plataforma de compras colaborativa con nuestros proveedores y un sistema ERP de gestión interna.

Asumiendo que la mayoría de compañías disponen un sistema de gestión de recursos, se deberá proceder a la selección de una plataforma tecnológica de compras que asegure poder agilizar los diferentes procesos de nuestro modelo operativo de forma eficaz, con total trazabilidad y con la flexibilidad que requiere el nuevo escenario colaborativo de nuestra organización.

Para una implantación con éxito, es imprescindible tener en cuenta ciertos aspectos para una “optima” y “racional” selección de nuestra plataforma de compras:

  • Confirmar el alcance funcional que dé respuesta a mis procesos operativos
  • Modularidad para una implantación progresiva. Esto nos permitirá evitar las implantaciones traumáticas.
  • Usabilidad funcional y amigabilidad (“friendly)para todos los usuarios sin caer en simplicidades inoperativas
  • Capacidad de integración con nuestros sistemas (especialmente nuestro ERP)
  • Socio tecnológico con conocimientos en compras y con capacidad de desarrollos innovadores futuros.
  • Se recomiendan Plataformas con modelo tipo SaaS (cloud) que permitan evoluciones y mejoras continuas
  • Asegurar el ROI, optimizando el coste total de la plataforma y sus servicios, evitando “hipotecas” a largo plazo con altas inversiones iniciales. Disponer de una alternativa real de desconexión en caso de no cumplimiento de nuestros objetivos.

 Llegados a este punto, y después de este análisis, es evidente que la necesidad de digitalizar nuestro modelo de compras ya no es una alternativa y debe aprovecharse el cambio en la forma de trabajar que nos ha impuesto esta crisis para canalizar un proyecto progresivo de transformación digital en gestión de proveedores y las actividades de compras.

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