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La optimización de costos y la digitalización de las compras

En el asesoramiento de empresas a menudo se reciben consultas sobre la relación existente entre el uso de las herramientas tecnológicas de compras y el logro de ahorros. 

La primera respuesta es que no debemos esperar que el uso de la tecnología en automático va a permitir lograr ahorros. Por ejemplo, es difícil conseguir los mejores precios de mercado, sino hemos sido capaces de desarrollar mercados competitivos. Recordemos los resultados de una subasta son consecuencia de la competencia en un determinado proceso. En resumen, se va a tener que complementar los recursos humanos con los tecnológicos, e implementar procesos adecuados.

La eficacia de las herramientas digitales actuales podrían resumirse en:

· Más Transparencia
Con el uso de la tecnología, los compradores pueden cumplir dos condiciones básicas de optimización: garantizar a sus proveedores transparencia de los procesos; y podrán aplicar métodos de compras competitivas (subastas en línea, renegociaciones en línea, negociaciones por fases, etc.).

· Mayor Alcance
Con la industrialización de los procesos de compras, se emplea el mismo tiempo en realizar negociaciones con dos proveedores o siete proveedores; por lo tanto, estamos logrando amplitud y pluralidad de ofertas con lo que aumentan las posibilidades de obtener mejores precios.

· Más confiabilidad 

Las negociaciones tienen un alto componente psicológico. Por experiencia les puedo decir que los proveedores tienden a colocar sus mejores ofertas cuando los compradores usan medios digitales. La razón, es que confían en la trazabilidad de los procesos, y que su oferta quedará registrada.

· Mayor eficacia

La tecnología está muy enfocada en reducir las labores manuales y semimanuales, logrando que los tiempos que emplean los compradores en sus procesos se reduzcan entre el 60.00% y 80.00%. Esto implica que van a disponer de tiempo para dedicarse a las operaciones que agregan valor, podrán diseñar y ejecutar estrategias de negociación adecuadas para las categorías relevantes.

· Más colaboración

La formación de equipos de trabajo –Compradores-Usuarios Técnicos- con conectividad en tiempo real, que les faculta la participación en los procesos de compra. Se está obteniendo sinergia de conocimiento y capacidades, para la obtención del modelo óptimo de compra. Con ello la empresa podrá captar las propuestas que agreguen valor, y descartar las que no.

· Mejor administración

Se logra aumentar el perímetro de la gestión de las adquisiciones por parte de los compradores, trayendo como consecuencia una mayor/mejor administración y control del gasto que está descentralizado y posiblemente descontrolado.

Podemos decir que con la disponibilidad de herramientas tecnológicas en el mundo de hoy, con soluciones en la nube, las empresas grandes, medianas y pequeñas, tienen acceso rápido a ellas, sin requerir mayor inversión en hardware y software. 

En promedio las empresas en proveedores gastan anualmente el 50.00% al 60.00% de las ventas, por lo que en un mundo altamente competitivo el que no gestiona bien este gasto está condenado a desaparecer.

No se debe buscar suplantar la procesos humanos por procesos tecnológicos automatizados, sino que el objetivo debe ser aumentar la productividad de cada proceso a través de la combinación de los medios existentes.

Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú


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Cuando la digitalización de nuestro modelo de compras ya no es una elección…

Josep Puig

CEO at itbid (www.itbid.com)

En estas últimas semanas, la crisis del COVID-19 ya ha transformado nuestras vidas, estableciendo un escenario que nunca hubiéramos imaginado. Escuelas cerradas, tiendas o negocios no esenciales sin actividad, noticias inciertas sobre la evolución de la pandemia a nivel mundial, preocupación por los nuestros…y en medio de todo, la necesidad de seguir trabajando con la mayor normalidad posible.

La situación de confinamiento, ha obligado a todas las compañías a establecer, en caso que sea posible, un modelo de trabajo en remoto (“home- office”) que permita seguir manteniendo una actividad profesional que nos permita afrontar una recuperación con las máximas garantías. Pero…¿Todas las compañías estaban preparadas para este nuevo escenario? ¿Qué madurez digital tiene nuestra compañía? ¿Qué importancia tiene una eficiente gestión de nuestra cadena de suministro, base de proveedores coordinada y función de compras robusta en estos momentos?

Según varios estudios, noticias y artículos, y en especial el informe realizado por Deloitte (Escenarios COVID19), después de un periodo de aislamiento y restricciones, las compañías deberán afrontar una etapa de estabilización progresiva que permita conseguir la recuperación ya entrados en 2021

Conseguir dicha recuperación en nuestras compañías, dependerá de nuestra capacidad de anticipación y eficacia operativa en adaptarnos a los cambios generados por esta crisis. Muchas compañías podrían pensar que las funciones asociadas a la gestión de sus proveedores y compras, no deberían ser su mayor preocupación, pero no es así. Poder gestionar una recuperación con garantías de estabilización posiciona a gestión de compras y de la cadena de suministro como una de las prioridades fundamentales, para conseguir la máxima eficiencia y por lo tanto tener el mínimo impacto posible en su cuenta de resultados.

¿Qué prioridades y objetivos básicos serán críticos durante estas dos etapas post-crisis para nuestra función de compras y cadena de suministro?

Reducir riesgos y cuestionar impacto: Aumento de los modelos de compra con menos riesgo (y menos margen) e incorporando nuevas condiciones en el cumplimiento. Por ejemplo, se activa el replanteamiento de nuestras base de proveedores globales vs locales (“Supply Risk management”)

Competencia real para proteger nuestro margen: Mayor competencia de nuestra base de proveedores local y global, incremento de los procesos de negociación competitivos (matriz de Kraljic) y más acuerdos a corto plazo.

Colaboración digital efectiva que permita “Velocidad” – Mejorar la productividad en compras, rapidez en la toma de decisiones y asegurar una colaboración coordinada y remota muy eficiente, tanto con nuestra organización interna como con nuestros colaboradores externos y proveedores estratégicos.

Innovación a través de proveedores – Cambios forzados en los modelos de negocio demandaran una generación de nuevos productos o servicios, que requerirá buscar innovación a través de nuestros proveedores. Para estos proveedores, es clave tener una relación de partenariado colaborativo en las que el “valor añadido” tendrá mucho más peso que el “precio”.

Estas nuevas prioridades requieren la evaluación obligada , formal o informal, de la madurez de nuestro modelo existente de compras y más concretamente el nivel de digitalización real que tienen nuestros procesos, actividades, comunicaciones, relaciones organizativas…

El modelo de compras de una compañía describe la lógica sobre cómo nuestra organización crea y captura valor en compras a través de nuestro procesos, actividades, recursos humanos y herramientas tecnológicas. Una clara definición de nuestro modelo de compras (que todas las compañías lo poseen, “documentado o no”) permite reflexionar sobre nuestro funcionamiento e identificar alternativas innovadoras para diferenciarnos de nuestros competidores.

En muchas compañías, esta situación, ya está obligando a afrontar un cambio disruptivo en la manera de trabajar, ayudando a identificar la importancia de una gestión digital colaborativa de nuestra compra, así como todos aquellos procesos que no aportan valor real y que podrían estar automatizados.

Por tanto, la digitalización de nuestro modelo de compras ya no es una elección…

La digitalización del modelo de compras es una necesidad real para todas las compañías que quieran afrontar un nuevo escenario futuro con garantías de recuperación potenciando su competitividad y asegurando los instrumentos que permitan una estabilización futura.  Es una realidad para todos los profesionales de compras, que ya estamos acelerando nosotros mismos el ritmo de cambio tecnológico en nuestro trabajo diario…

En esta situación, y debido a esta crisis, muchas compañías ya han empezado a modificar su forma de trabajar y han identificado la necesidad de arrancar un cambio progresivo y ordenado lo antes posible que permita llevar a cabo la transformación digital de su modelo de compras. Este proceso de transformación digital no significa únicamente la incorporación de “tecnología” a nuestros procedimientos actuales, sino que requiere un cuestionamiento y reflexión sobre todas nuestras actividades, promocionar nuevas habilidades que tenemos pero que no estábamos utilizando en nuestros puestos de trabajo, formas diferentes y más ágiles de trabajar en modelos colaborativos y flexibles.

Este proyecto de transformación digital e inversión tecnológica para compras, que en muchas compañías se planteaba como un proyecto más y una alternativa de mejora con retornos de largo plazo, es hoy una prioridad necesaria si se quiere seguir dando un servicio óptimo y de calidad al resto de áreas de la Organización.

¿Cómo afrontamos nuestro proyecto de digitalización en compras? ¿Cuáles son los pilares de dicha transformación?

Digitalizar nuestro modelo de compras no debe generarnos pánico, ni debe afrontarse como un proyecto traumático que incorpore mayor preocupación a la situación de recuperación de nuestra compañía. Este proceso de transformación digital debe afrontarse de forma progresiva, priorizando las actividades más ineficientes y estableciendo un equipo flexible y colaborador con objetivos asequibles de corto.

Como pilares de la transformación digital de nuestro modelo de compras, se identifican los siguientes:

Modelo operativo: reflexiona y cuestiona el modelo operativo actual de compras de tu compañía, consiguiendo una simplificación de actividades (Lean Management), flujos y toma de decisiones que permitan ser eficientes en un entorno de flexibilidad remota y colaboración digital. Actualmente, muchas compañías siguen gestionando procesos con un alto componente administrativo sin aportar ningún valor (flujos de aprobaciones lentos y repetitivos, toma de decisiones en base a opiniones y no datos, especificaciones y requerimientos poco precisos…)

Identifica tus procesos básicos: Creación y gestión de tu presupuesto y plan de compras, Solicitudes de gasto y compras, gestión de proveedores y SRM, gestión de negociaciones, formalización contractual y de acuerdos, gestión operativa de ordenes de compras, cumplimiento y pago.

Dibujar un mapa de actividades funcionales es una buena práctica para poder identificar cómo trabajamos y su interrelación, permitiendo entender el flujo completo de la gestión de proveedores actual y la función de compras (estratégicas, tácticas y operativas)

Modelo organizativo: No se recomienda plantear un cambio radical en el modelo organizativo existente siempre que se pueda gestionar una transición progresiva hacia el modelo más adecuado en nuestra compañía (Centralización, Descentralización o Mixto)

Se recomienda revisar roles y responsabilidades en compras con el fin de redefinir progresivamente una organización lo más operativa posible (estructuras con pocos niveles jerárquicos o “planas”) que permitan gestionar la flexibilidad necesaria de nuestros procesos y ser efectivos (“velocidad”) en la toma de decisiones. La digitalización de los procesos nos asegura la trazabilidad de las decisiones, con lo que es imperativo el empoderamiento del comprador especialista o responsable de categoría de compra. Es habitual encontrase con organizaciones con varios niveles jerárquico , amplios equipos de compradores y aprovisionadores, pero que no saben identificar con claridad quien es el responsable de una categoría de gasto relevante ( el gestor responsable del presupuesto y el comprador).

La formación es clave y debe ser “continua” para asegurar un buen encaje de todos los perfiles de nuestra organización en nuestro nuevo modelo de compras. La buena noticia sobre la formación es que actualmente (y la crisis del COVID-19 lo ha acelerado y potenciado) es asequible a través de diferentes plataformas colaborativas (gratuitas o con costes muy ajustados) y puede complementarse con los foros de discusión especializados donde conseguiremos enriquecernos profesionalmente.

“colaboración participativa o no existir” – la colaboración remota entre los diferentes miembros de la organización de nuestra compañía (dentro de nuestro equipo de compras y con el resto de nuestra organización) nos obliga a plantear formas diferentes y más agiles de trabajar en ecosistemas caracterizados por una mayor flexibilidad que asegure una implicación en los resultados y un enfoque para la consecución de los objetivos diarios/semanales.

Modelo tecnológico: Uno de los pilares fundamentales que permitirá afrontar con éxito el proceso de transformación digital en compras es sin duda, la implementación de tecnologías eficaces y altamente usables que permitan garantizar una mejor colaboración entre nuestro equipo de compras, el resto de departamentos de nuestra compañía, nuestros colaboradores y toda nuestra base de proveedores.

Un modelo tecnológico de compras puede componerse con la integración de diferentes aplicaciones, pero en esencia, deben coexistir una plataforma de compras colaborativa con nuestros proveedores y un sistema ERP de gestión interna.

Asumiendo que la mayoría de compañías disponen un sistema de gestión de recursos, se deberá proceder a la selección de una plataforma tecnológica de compras que asegure poder agilizar los diferentes procesos de nuestro modelo operativo de forma eficaz, con total trazabilidad y con la flexibilidad que requiere el nuevo escenario colaborativo de nuestra organización.

Para una implantación con éxito, es imprescindible tener en cuenta ciertos aspectos para una “optima” y “racional” selección de nuestra plataforma de compras:

  • Confirmar el alcance funcional que dé respuesta a mis procesos operativos
  • Modularidad para una implantación progresiva. Esto nos permitirá evitar las implantaciones traumáticas.
  • Usabilidad funcional y amigabilidad (“friendly)para todos los usuarios sin caer en simplicidades inoperativas
  • Capacidad de integración con nuestros sistemas (especialmente nuestro ERP)
  • Socio tecnológico con conocimientos en compras y con capacidad de desarrollos innovadores futuros.
  • Se recomiendan Plataformas con modelo tipo SaaS (cloud) que permitan evoluciones y mejoras continuas
  • Asegurar el ROI, optimizando el coste total de la plataforma y sus servicios, evitando “hipotecas” a largo plazo con altas inversiones iniciales. Disponer de una alternativa real de desconexión en caso de no cumplimiento de nuestros objetivos.

 Llegados a este punto, y después de este análisis, es evidente que la necesidad de digitalizar nuestro modelo de compras ya no es una alternativa y debe aprovecharse el cambio en la forma de trabajar que nos ha impuesto esta crisis para canalizar un proyecto progresivo de transformación digital en gestión de proveedores y las actividades de compras.

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Seguimos a vuestro lado

Apreciados Clientes y usuarios,

Ante la crisis del COVID-19 y en respuesta a las diversas inquietudes e informaciones que aparecen diariamente a los medios, en nombre de todo el equipo de itbid ,os queremos comunicar que hemos habilitado nuestro plan de contingencia que nos permitirá asegurar la operativa habitual de nuestra plataforma de compras itbid, así como garantizar nuestro servicio con la mayor normalidad posible, ejerciendo nuestras actividades con la máxima responsabilidad y atención para tomar las medidas indicadas en cada momento por las autoridades sanitarias.


itbid, siguiendo los principios de empresa socialmente responsable y atendiendo las necesidades y expectativas de todos sus empleados y colaboradores, tiene consolidados desde hace años los medios tecnológicos para facilitar el teletrabajo. Además, con el proceso actual de implantación de la norma ISO/IEC 27001, estamos preparados para gestionar este tipo de situaciones y garantizar el servicio a nuestros clientes con todas las medidas de seguridad necesarias.

Para cualquier duda o consulta, utiliza los canales habituales con itbid o en caso de urgencia puede seguir contactándonos a:

Europa/ España: (+34) 933 218 614 / (+34) 915 672 814

Colombia : (+57) 315 5686835(+57) 310 2968306

Perú: (+51) 1 998 156 509

Ecuador, Chile, Brasil y Argentina:(+571) 705 3561

Mail: itbid@itbid.com

Estamos a tu disposición para atender cualquier consulta sobre este tema.
Atentamente,

Equipo itbid

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ITBID TECHNOLOGIES RECIBE EN COLOMBIA PREMIO DE RECONOCIMIENTO DEL BANCO W

BANCO W realizó el pasado día 21 de Febrero en la ciudad de Cali, Colombia un evento con el objetivo de reconocer la labor de sus proveedores mediante la entrega de los “Premios de Reconocimiento a sus Proveedores, por su desempeño y méritos como aliados estratégicos en la materialización de objetivos”.

ITBID fue galardonado con el premio de “Proveedor que genera valor compartido y aporta a la mejora de procesos y ahorros”.

Participaron de la premiación Fernanda González, Directora ITBID de Desarrollo de Negocio en Colombia y Juan Camilo Bermúdez, Gestor de Proyectos ITBID en Colombia.  Dando su agradecimiento por el premio obtenido,  fruto del gran esfuerzo en innovación que ha llevado ITBID desde el 2016 apuntando a la transformación digital de las Compras para el Banco W.

ITBID ha estado aportando desde el inicio de la colaboración con Banco W un concepto innovador en la gestión de compras y proveedores, con una plataforma de gestión de proveedores intuitiva, segura y muy flexible a las necesidades de los clientes. A través de su plataforma SaaS integra las principales necesidades de las empresas en gestión de compras y proveedores de forma transversal a la empresa.

Desde ITBID queremos agradecer el reconocimiento del Banco W al equipo de Colombia que nos da más fuerzas para seguir trabajando en la innovación y en la expansión de la transformación digital de la gestión de proveedores.

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itbid lanza su nueva web en el XXII ExpoCongreso de Profesionales de Compras organizado por AERCE

Con este primer post, el equipo completo de itbid quiere anunciar con ilusión el lanzamiento de nuestra nueva web, completamente renovada, coincidiendo con la participación de itbid en el congreso anual de AERCE que se celebra en Madrid.

Los motivos por los que hemos realizado esta nueva web es porqué buscamos transmitir de una forma más clara nuestros valores, la tecnología de la que disponemos y como llegamos a nuestros clientes.

De una forma dinámica e intuitiva encontraréis a vuestra disposición un resumen de nuestra plataforma tecnológica y algunos de los módulos de que se compone, así como los servicios con los que nos acercamos a nuestros clientes y les ayudamos a desarrollar la gestión de sus proveedores.

Así mismo, nos place informarte que el jueves 23 de Mayo, en el Teatro Goya de Madrid, participaremos como patrocinador en la XXII edición del ExpoCongreso anual de AERCE (http://congreso2019.aerce.org).

Visítanos en el Stand 10, donde podrás encontrar una buena parte del equipo comercial de itbid. Estaremos encantados de conocerte y compartir juntos nuestra visión de la gestión de las compras y el futuro de la función así como asesorarte en las dudas que puedas tener al respecto de la transformación digital de tu departamento de compras.

El equipo de itbid.