Josep Puig
CEO at itbid (www.itbid.com)
En estas últimas semanas, la crisis del COVID-19 ya ha transformado nuestras vidas, estableciendo un escenario que nunca hubiéramos imaginado. Escuelas cerradas, tiendas o negocios no esenciales sin actividad, noticias inciertas sobre la evolución de la pandemia a nivel mundial, preocupación por los nuestros…y en medio de todo, la necesidad de seguir trabajando con la mayor normalidad posible.
La situación de confinamiento, ha obligado a todas las
compañías a establecer, en caso que sea posible, un modelo de trabajo en remoto
(“home- office”) que permita seguir manteniendo una actividad profesional que
nos permita afrontar una recuperación con las máximas garantías. Pero…¿Todas
las compañías estaban preparadas para este nuevo escenario? ¿Qué madurez
digital tiene nuestra compañía? ¿Qué importancia tiene una eficiente gestión de
nuestra cadena de suministro, base de proveedores coordinada y función de
compras robusta en estos momentos?
Según varios estudios, noticias y artículos, y en
especial el informe realizado por Deloitte (Escenarios COVID19), después
de un periodo de aislamiento y restricciones, las compañías deberán afrontar
una etapa de estabilización progresiva que permita conseguir la recuperación
ya entrados en 2021.
Conseguir dicha recuperación en nuestras compañías,
dependerá de nuestra capacidad de anticipación y eficacia operativa en
adaptarnos a los cambios generados por esta crisis. Muchas compañías podrían
pensar que las funciones asociadas a la gestión de sus proveedores y compras,
no deberían ser su mayor preocupación, pero no es así. Poder gestionar una
recuperación con garantías de estabilización posiciona a gestión de compras y
de la cadena de suministro como una de las prioridades fundamentales, para
conseguir la máxima eficiencia y por lo tanto tener el mínimo impacto posible
en su cuenta de resultados.
¿Qué prioridades y objetivos básicos serán críticos
durante estas dos etapas post-crisis para nuestra función de compras y cadena
de suministro?
Reducir riesgos y cuestionar impacto: Aumento de los modelos de compra
con menos riesgo (y menos margen) e incorporando nuevas condiciones en el
cumplimiento. Por ejemplo, se activa el replanteamiento de nuestras base de
proveedores globales vs locales (“Supply Risk management”)
Competencia real para proteger
nuestro margen: Mayor
competencia de nuestra base de proveedores local y global, incremento de los procesos
de negociación competitivos (matriz de Kraljic) y más acuerdos a corto
plazo.
Colaboración digital efectiva que
permita “Velocidad” – Mejorar
la productividad en compras, rapidez en la toma de decisiones y asegurar una
colaboración coordinada y remota muy eficiente, tanto con nuestra organización
interna como con nuestros colaboradores externos y proveedores estratégicos.
Innovación a través de proveedores – Cambios forzados en los modelos de
negocio demandaran una generación de nuevos productos o servicios, que requerirá
buscar innovación a través de nuestros proveedores. Para estos proveedores, es
clave tener una relación de partenariado colaborativo en las que el “valor
añadido” tendrá mucho más peso que el “precio”.
Estas nuevas prioridades requieren la evaluación
obligada , formal o informal, de la madurez de nuestro modelo existente de
compras y más concretamente el nivel de digitalización real que tienen
nuestros procesos, actividades, comunicaciones, relaciones organizativas…
El modelo de compras de una compañía describe
la lógica sobre cómo nuestra organización crea y captura valor en
compras a través de nuestro procesos, actividades, recursos humanos y
herramientas tecnológicas. Una clara definición de nuestro modelo de compras
(que todas las compañías lo poseen, “documentado o no”) permite reflexionar
sobre nuestro funcionamiento e identificar alternativas innovadoras para
diferenciarnos de nuestros competidores.
En muchas compañías, esta situación, ya está obligando
a afrontar un cambio disruptivo en la manera de trabajar, ayudando a
identificar la importancia de una gestión digital colaborativa de nuestra
compra, así como todos aquellos procesos que no aportan valor real y
que podrían estar automatizados.
Por tanto, la digitalización de nuestro modelo de
compras ya no es una elección…
La digitalización del modelo de compras es una
necesidad real para todas las compañías que quieran afrontar un nuevo escenario
futuro con garantías de recuperación potenciando su competitividad y asegurando
los instrumentos que permitan una estabilización futura. Es una realidad para todos los profesionales
de compras, que ya estamos acelerando nosotros mismos el ritmo de cambio
tecnológico en nuestro trabajo diario…
En esta situación, y debido a esta crisis, muchas
compañías ya han empezado a modificar su forma de trabajar y han identificado la
necesidad de arrancar un cambio progresivo y ordenado lo antes posible que
permita llevar a cabo la transformación digital de su modelo de compras. Este
proceso de transformación digital no significa únicamente la incorporación de
“tecnología” a nuestros procedimientos actuales, sino que requiere un
cuestionamiento y reflexión sobre todas nuestras actividades, promocionar
nuevas habilidades que tenemos pero que no estábamos utilizando en nuestros
puestos de trabajo, formas diferentes y más ágiles de trabajar en modelos
colaborativos y flexibles.
Este proyecto de transformación digital e inversión tecnológica
para compras, que en muchas compañías se planteaba como un proyecto más y una
alternativa de mejora con retornos de largo plazo, es hoy una prioridad
necesaria si se quiere seguir dando un servicio óptimo y de calidad al
resto de áreas de la Organización.
¿Cómo afrontamos nuestro proyecto de digitalización en
compras? ¿Cuáles son los pilares de dicha transformación?
Digitalizar nuestro modelo de compras no debe
generarnos pánico, ni debe afrontarse como un proyecto traumático que incorpore
mayor preocupación a la situación de recuperación de nuestra compañía. Este
proceso de transformación digital debe afrontarse de forma progresiva,
priorizando las actividades más ineficientes y estableciendo un equipo flexible
y colaborador con objetivos asequibles de corto.
Como pilares de la transformación digital de
nuestro modelo de compras, se identifican los siguientes:
Modelo operativo: reflexiona y cuestiona el modelo operativo actual de compras de tu compañía, consiguiendo una simplificación de actividades (Lean Management), flujos y toma de decisiones que permitan ser eficientes en un entorno de flexibilidad remota y colaboración digital. Actualmente, muchas compañías siguen gestionando procesos con un alto componente administrativo sin aportar ningún valor (flujos de aprobaciones lentos y repetitivos, toma de decisiones en base a opiniones y no datos, especificaciones y requerimientos poco precisos…)
Identifica tus procesos básicos: Creación y gestión de
tu presupuesto y plan de compras, Solicitudes de gasto y compras, gestión de
proveedores y SRM, gestión de negociaciones, formalización contractual y de
acuerdos, gestión operativa de ordenes de compras, cumplimiento y pago.
Dibujar un mapa de actividades
funcionales es una buena práctica para poder identificar cómo trabajamos y su interrelación,
permitiendo entender el flujo completo de la gestión de proveedores actual y la
función de compras (estratégicas, tácticas y operativas)
Modelo organizativo: No se recomienda plantear un cambio radical en el
modelo organizativo existente siempre que se pueda gestionar una transición
progresiva hacia el modelo más adecuado en nuestra compañía (Centralización, Descentralización
o Mixto)
Se recomienda revisar roles y responsabilidades en
compras con el fin de redefinir progresivamente una organización lo más
operativa posible (estructuras con pocos niveles jerárquicos o “planas”)
que permitan gestionar la flexibilidad necesaria de nuestros procesos y ser
efectivos (“velocidad”) en la toma de decisiones. La digitalización de los
procesos nos asegura la trazabilidad de las decisiones, con lo que es
imperativo el empoderamiento del comprador especialista o responsable de
categoría de compra. Es habitual encontrase con organizaciones con varios
niveles jerárquico , amplios equipos de compradores y aprovisionadores, pero que
no saben identificar con claridad quien es el responsable de una categoría de
gasto relevante ( el gestor responsable del presupuesto y el comprador).
La formación es clave y debe ser “continua”
para asegurar un buen encaje de todos los perfiles de nuestra organización en
nuestro nuevo modelo de compras. La buena noticia sobre la formación es que
actualmente (y la crisis del COVID-19 lo ha acelerado y potenciado) es
asequible a través de diferentes plataformas colaborativas (gratuitas o
con costes muy ajustados) y puede complementarse con los foros de discusión
especializados donde conseguiremos enriquecernos profesionalmente.
“colaboración participativa o no existir” – la colaboración remota entre los
diferentes miembros de la organización de nuestra compañía (dentro de nuestro
equipo de compras y con el resto de nuestra organización) nos obliga a plantear
formas diferentes y más agiles de trabajar en ecosistemas caracterizados por
una mayor flexibilidad que asegure una implicación en los resultados y un
enfoque para la consecución de los objetivos diarios/semanales.
Modelo tecnológico: Uno de los pilares fundamentales que permitirá
afrontar con éxito el proceso de transformación digital en compras es sin duda,
la implementación de tecnologías eficaces y altamente usables que permitan garantizar
una mejor colaboración entre nuestro equipo de compras, el resto de
departamentos de nuestra compañía, nuestros colaboradores y toda nuestra base
de proveedores.
Un modelo tecnológico de compras puede componerse con
la integración de diferentes aplicaciones, pero en esencia, deben coexistir una
plataforma de compras colaborativa con nuestros proveedores y un
sistema ERP de gestión interna.
Asumiendo que la mayoría de compañías disponen un
sistema de gestión de recursos, se deberá proceder a la selección de una plataforma
tecnológica de compras que asegure poder agilizar los diferentes procesos de
nuestro modelo operativo de forma eficaz, con total trazabilidad y con la
flexibilidad que requiere el nuevo escenario colaborativo de nuestra
organización.
Para una implantación con éxito, es
imprescindible tener en cuenta ciertos aspectos para una “optima” y “racional”
selección de nuestra plataforma de compras:
- Confirmar el alcance funcional
que dé respuesta a mis procesos operativos
- Modularidad para una implantación progresiva.
Esto nos permitirá evitar las implantaciones traumáticas.
- Usabilidad funcional y amigabilidad (“friendly)para todos los
usuarios sin caer en simplicidades inoperativas
- Capacidad de integración con
nuestros sistemas (especialmente nuestro ERP)
- Socio tecnológico con conocimientos
en compras y con capacidad de desarrollos innovadores futuros.
- Se recomiendan Plataformas
con modelo tipo SaaS (cloud) que permitan evoluciones y mejoras
continuas
- Asegurar el ROI, optimizando el coste
total de la plataforma y sus servicios, evitando “hipotecas” a largo plazo
con altas inversiones iniciales. Disponer de una alternativa real de
desconexión en caso de no cumplimiento de nuestros objetivos.
Llegados a este punto, y después de este
análisis, es evidente que la necesidad de digitalizar nuestro modelo de compras
ya no es una alternativa y debe aprovecharse el cambio en la forma de trabajar
que nos ha impuesto esta crisis para canalizar un proyecto progresivo de
transformación digital en gestión de proveedores y las actividades de compras.
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