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Las competencias del Comprador 2021

Uno de los temas que se comenta poco, es sobre las competencias del comprador de hoy. Soy un convencido que el recurso humano es el elemento más importante en la gestión empresarial, por esta razón me ha entusiasmado escribir este artículo esperando que les sirva amigos lectores.

Para estas definiciones, estoy repasando y recogiendo experiencias vividas en mis casi 40 años de experiencia, mezcladas en el mundo corporativo, en el mundo de la consultoría a empresas de diversos sectores económicos y en el mundo académico, el que te da el privilegio de tratar con compradores con diversidades de perfiles y también, por supuesto, necesidades de refuerzo de conceptos.

Es importante aclarar mi desacuerdo con la creencia de, no pocos gerentes, qué las labores del comprador son sencillas y de corte administrativo. A ellos les digo que efectivamente comprar (gastar) es muy fácil pero comprar bien si representa un trabajo de profesionales.

La pregunta es: ¿Qué es comprar bien? Esta respuesta tiene diversos matices pero podemos intentar dar una consistente. El “comprar bien” significa comprar con la calidad adecuada, la cantidad adecuada (vean los inventarios sin movimiento en sus almacenes), a un precio competitivo, gestionar el riesgo proveedor, garantizar los suministros en tiempo y lugar oportuno. Este mix señores gerentes, solamente lo pueden lograr los compradores profesionales.

Primeramente y antes de explorar las competencias, debemos definir dos tipos de comprador. El primer tipo es el “comprador tramitador”, en la que su labor es básicamente administrativa y se dedica a comprar lo que le piden o a regularizar facturas de gastos generados por los usuarios; ese tipo de comprador no agrega mayor valor en las organizaciones. El otro tipo es el “comprador gestor”, que como su nombre lo dice es un comprador que planifica, es pro activo que está en la búsqueda permanente de optimizar costos, que cuestiona (en el buen sentido de la palabra y manteniendo las buenas formas) lo que le piden los usuarios, el que busca las palancas de reducción de costos, el que provee las mejores soluciones de suministro, etc.

Las empresas requieren mucho más de sus compradores que solamente salir a cotizar y seleccionar la oferta de menor precio, lo que es un principio básico, pero no suficiente, lo más barato puede ser al final lo más caro para la empresa.

Con esta introducción creo que ya estamos en condiciones de abordar cuáles son las competencias del comprador 2021. Por obvias razones nos vamos a referir al comprador al que lo hemos denominado “gestor”. Vamos con las competencias:

  • Ética y valores. Somos responsables del gasto con proveedores y no solamente debemos ser honestos sino parecerlos. Debemos actuar con la mayor transparencia, desarrollar reglas de competencia claras para todos los proveedores, buscar pluralidad de ofertas y negociaciones 100% trazables.
  • Capacidades negociadoras. Los compradores son los responsables de las organizaciones, de planificar y ejecutar las negociaciones con proveedores y esto significa, entre otras cosas, saber desarrollar y explotar el poder negociador de la empresa con la finalidad de lograr las condiciones óptimas en las adquisiciones de los bienes y servicios. Un comprador negocia habitualmente con negociadores expertos del área comercial de las empresas proveedoras.
  • Habilidades Tecnológicas. El comprador de hoy, en promedio tiene la suerte de ser nativo digital. Es momento de explotar la tecnología para lograr beneficios para la empresa y ser un pilar importante en los proyectos de digitalización de compras y de la cadena de suministro. Más aún en esta época del Covid, las empresas han sido obligadas a adelantar sus proyectos de digitalización de procesos, enlazando sus ERP con plataformas “cloud computing”.
  • Dominio de costos. Uno de los factores críticos que negociamos son los precios, y éstos se derivan de los costos, por lo que es importante entender las estructuras de costos de los bienes y servicios. Se requiere capacidad para negociar estructuras de costos abiertas con los proveedores.
  • Capacidad de liderazgo y trabajo en equipo. El gasto (compras a proveedores) tiene una naturaleza transversal, es horizontal. Por lo tanto, en una compra importante participan diversos actores y se toman diversas decisiones: cantidades adecuadas y calidades adecuadas. Las compras importantes se deben ejecutar formando equipos multidisciplinarios.
  • Visión integral de compras como parte de la cadena de suministro. Para ser un buen comprador es fundamental entender la dinámica y complejidad de la cadena de suministro, como se comporta la demanda, el ciclo de vida de los productos, el impacto de la variedad del producto, la estacionalidad de la demanda/oferta, la concentración de los mercados de los proveedores.
  • Visión financiera. Es decir, relacionar el impacto de las compras en los estados de resultados de la empresa, en los Estados de pérdidas y Ganancias, en el balance y también en el capital de trabajo operativo. Una empresa gasta en proveedores aproximadamente el 50.00% al 60.00% de los ingresos generados por las ventas. Por ejemplo, debemos entender que negociar mejor significa incrementar la utilidad neta de la empresa (un millón de ahorro significa un millón más de utilidades).
  • Visión estratégica. Ser capaz de entender las estrategias del negocio, de diseñar estrategias de compras orientadas a lograr alinear las compras a los objetivos del negocio, a incrementar el poder negociador de la empresa, a ser capaz de llevar las acciones de compras a la agenda de la alta dirección.
  • Dominio de mercados de proveedores. Es decir, conocer los mercados ofertantes y las mejores fuentes de suministro por categoría de producto, hacer del “scouting de proveedores” una actividad permanente.
  • Visión global. La globalización nos obliga para ser competitivos a lograr para la empresa los mejores indicadores en eficiencia, productividad y calidad. Si no tenemos costos globales estamos condenados a desaparecer como empresa.
  • Capacidad para la planificación y proactividad. El que no planifica se vuelve reactivo. Todas las compras son para mañana, en estas situaciones la prioridad es solucionar la emergencia y no optimizar la compra. Es importante integrar las compras a la planificación de largo, mediano y de corto plazo, y a la gestión de la demanda.
  • Capacidad analítica. Un comprador analiza mercados, analiza ofertas, analiza las capacidades de los proveedores, analiza riesgos, diagramas de procesos y propuestas técnicas económicas en las que se debe evaluar el Costo Total de Propiedad del bien o servicio.
  • Capacidades de relacionamiento e inteligencia emocional. El comprador no solamente se relaciona con proveedores, sino también prácticamente todos los miembros de la organización son usuarios internos con los que debe tratar y coordinar permanentemente.

Estimados lectores, se espera que este artículo les sirva de motivación y guía para ser cada día mejores profesionales. Sus empresas necesitan compradores expertos, que generen valor, que contribuyan a la mejora de la rentabilidad de la empresa, que optimicen el capital invertido. Deben combinar las habilidades duras con las habilidades blandas. Mi deseo es que este documento les sirva de auto análisis y lo más importante que hagan un plan estratégico personal para que se superen y encuentren sus oportunidades de mejora. Los principales ejecutivos de las empresas deben convencerse de los beneficios que genera en el “bottom line” un área fuertemente especializada de compras, pero ello requiere dotarse de personal con amplias capacidades, y también invertir en su capacitación. No olvidarse que en ellos recae la gestión del 50.00%-60.00% del dinero generado con tanto esfuerzo. Cuidado que las empresas exitosas ya se adelantaron.

 

Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú

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Aterrizando los proyectos de digitalización de los procesos de compras

Una de las tendencias en el mundo empresarial de los últimos años es la Digitalización de los Procesos de Compras. De hecho, tenemos empresas y ejecutivos que conocen a plenitud el uso de esta herramienta y sus beneficios. También hay otros que desconocen los conceptos y el nivel de complejidad o sencillez con que se puede acceder a la tecnología.

La finalidad de este artículo es proveer a los compradores de los conocimientos sobre las funcionalidades de las plataformas tecnológicas de clase mundial, qué se busca con la digitalización, qué procesos se deben digitalizar y cómo pueden empezar. Hay gran cantidad de artículos que nos brindan importantes conceptos tecnológicos, pero también los ejecutivos de las empresas requieren entender la herramienta como solución de negocios.

Empezaremos con la definición del concepto de “Digitalización de los procesos de Compra”. Haciendo un esfuerzo para darle un enfoque amplio que refleje la realidad de su aplicación, podemos definirla como el uso de la tecnología de información como herramienta facilitadora para:

  • Automatizar los procesos de compras.
  • Facilitar la conectividad y comunicación en tiempo real cliente-proveedor.
  • Facilitar la colaboración cliente-proveedor.
  • Garantizar el registro, la trazabilidad y el control de los procesos.

Habiendo logrado la definición conceptual de la herramienta, el paso siguiente es el entendimiento y la clarificación de su ámbito de acción. La digitalización está fundamentalmente enfocada en la automatización de los procesos principales siguientes:

  • Gestión de Proveedores:
    • Registro de Proveedores (información y documentos).
    • Control del riesgo de la relación del proveedor con las “listas negras personas comprometidas en delitos diversos”.
    • Aceptación de proveedores.
    • Homologación de proveedores.
    • Evaluación de proveedores.
  • Planificación de la Cadena de Suministro y las compras.
  • Solicitudes de Compras.
  • Negociaciones.
  • Selección de ofertas.
  • Seguimiento a las Órdenes de Compras.
  • Órdenes de Compra.
  • Gestión de Contratos.
  • Entrega de los bienes y servicios.
  • Facturación:
    • Registro de facturas.
    • Validación de facturas.
    • Estado de las facturas.

Considerando que las empresas en su inmensa mayoría cuentan con un ERP, el proceso de digitalización se ejecuta integrando funcionalidades del ERP con las de herramientas tecnológicas en la nube (Cloud Computing). Éstas disponen usualmente de los módulos de solicitudes de compra, órdenes de compra, de entrega y facturación (pero adolecen de la conectividad con los proveedores).  

No todas las empresas están en condiciones o disponen de los recursos para implementar de un solo paso un proyecto completo de digitalización. Otras empresas disponen de recursos, pero tienen prioridades para automatizar  determinados procesos. 

Para los que decidan digitalizar por fases, nuestra recomendación es iniciar el proceso de digitalización implementando los módulos de Gestión de Proveedores y  de Negociaciones. Existen soluciones en el mercado que son modulares y escalables.

En el módulo de Gestión de Proveedores, éstos registran sus documentos, se lleva el control del ciclo de vida de los documentos, se pueden validar en línea los nombres de los directivos de las empresas con las listas negras, homologar y evaluar en línea a los proveedores, llevar los históricos de precios, etc.

El módulo de Negociaciones es, en cierta manera, el corazón de una plataforma tecnológica por cuanto permite negociar en línea a los compradores con los proveedores. Los proveedores registran sus ofertas, el comprador solicita contraofertas, los técnicos validan las especificaciones de los productos o servicios, se hacen negociaciones por fases (empezamos la primera etapa con ofertas a sobre cerrado, y culminamos con una subasta), se generan en forma automática los cuadros comparativo y ranking, se hacen adjudicaciones en línea (siguiendo un flujo de liberaciones establecido), se generan reportes e indicadores de desempeño (por comprador, por proveedor, etc).  

Lo que se busca es cumplir con dos objetivos fundamentales del área de Compras: la generación de mercados competitivos de proveedores (obtener las mejores condiciones del mercado) y la administración del riesgo proveedor.

El siguiente paso, podría ser implementar el módulo de Gestión de Contratos. Una buena solución tecnológica les va a permitir automatizar la elaboración de contratos, tener trazabilidad y control de los documentos (ejemplos cartas fianzas), llevar el control de los hitos del contrato (ejemplo del vencimiento), contratos marco con catálogos de productos, etc.

En los últimos tiempos ha surgido una creciente demanda con la automatización de la Gestión de Facturación, es decir, de la administración de las cuentas por pagar. Las empresas disponen de importantes recursos para administrar este proceso. Se automatizan el registro de facturas, la aceptación de facturas, la validación “3 ways match” (Orden de Compra-Entrega-Factura), trazabilidad para los proveedores de los estados de las facturas, programación de pagos, etc.

La modalidad de uso casi natural de estas herramientas en el mercado es la de SaaS (Software as a Service), por la que las empresas acceden a ellas pagando una renta mensual. Esta modalidad tiene ventajas: no requiere la empresa invertir en software ni en hardware, acceden muy rápidamente a una tecnología innovadora y en constante evolución.

En resumen, amables lectores, las empresas grandes, medianas y pequeñas tienen la oportunidad de implementar soluciones innovadoras que les va a ayudar a convertir a su departamento de compra en generadora de beneficios (principalmente ahorros en sus precios de compras e incremento de productividad de los compradores). Los que ya lo han hecho y están explotando su uso están obteniendo altos niveles de rentabilidad (ROI). La modalidad SaaS le facilita su acceso. Es una buena oportunidad para mejorar sus resultados. Las compras (Gestión de Proveedores) en promedio representan el 50-60% de las ventas.

Winston Zavaleta Ramos
Director en itbid Perú

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